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Benché si disponga già delle tecnologie giuste, in qualche modo gran parte delle chiamate in videoconferenza continua a comportare più problemi che vantaggi. Matthew Jenkin spiega come farle funzionare
Nel bene e nel male, la videoconferenza continua a giocare un ruolo centrale nella vita dei dipendenti, man mano che sempre più aziende adottano il lavoro a distanza. La videoconferenza può essere un modo fantastico per comunicare con i team da remoto, ma può anche essere una delle maggiori minacce alla produttività.
Con i discorsi che si accavallano e la linea telefonica che va e viene, è facile perdere interesse. In effetti, un sondaggio condotto da Intercall(1) ha rilevato che la maggior parte dei lavoratori (il 65%) svolge altre mansioni durante una chiamata in videoconferenza. Più della metà delle persone in linea è occupata a mangiare, poco meno della metà è in bagno, uno su cinque fa shopping, uno su 11 fa attività fisica e il 6% è occupato in un’altra chiamata.
Dato che il 53% dei professionisti lavora da remoto(2) parte della settimana, ecco sette modi per padroneggiare l’arte della teleconferenza.
Giorno e ora sono assolutamente determinanti
Trovare uno spazio nell’agenda di tutti per una videoconferenza può essere un problema, in particolare se il tuo team lavora da remoto in Paesi e in fusi orari diversi. Tuttavia, la ricerca dimostra che il tempismo è davvero fondamentale se si vuole ottenere il massimo da una riunione virtuale.
La mattina è il momento in cui siamo più produttivi. Lo scienziato comportamentista Dan Ariely(3) afferma che raggiungiamo il picco della produttività tra le 9:00 e le 11:00. Più tardi nella giornata lavorativa si tiene un incontro, meno si è in grado di prendere decisioni ed esprimere giudizi(4).
I dati suggeriscono anche che anche il giorno in cui si tiene la chiamata in videoconferenza può fare la differenza. Il martedì sembra essere il migliore(5), poiché è all’inizio della settimana e lascia il tempo di agire immediatamente su qualsiasi decisione presa. Per non parlare del fatto che, essendo così vicino al fine settimana appena trascorso, il team è leggermente più riposato e non stanco come negli ultimi giorni della settimana.
Fissa un programma
Anche se può sembrare elementare, un modo semplice per mantenere vivo l’interesse dei partecipanti alla videochiamata è quello di stabilire in anticipo il programma e di assicurarsi che sia distribuito con l’invito iniziale. "Più dettagli si includono sugli argomenti trattati, sul perché se ne parla e su chi dovrà intervenire, più si ridurrà il potenziale per sognare ad occhi aperti", spiega Chris Ogle, business development manager di Flow Digital, che tiene regolarmente conferenze telefoniche per discutere di strategia Web.
Andrew Dipper, responsabile del marketing di contenuti e ricerca presso il technology recruiter Anderson Frank(6), sembra essere d’accordo e aggiunge che i partecipanti dovrebbero sapere in anticipo come partecipare alla teleconferenza, cosa verrà discusso e in che modo contribuire. Se a una persona viene assegnato il compito di prendere appunti durante la chiamata, è necessario indicarne il nome e cosa ci si aspetta che faccia durante e dopo la conferenza. Le chiamate dell’ultimo minuto di solito sono un disastro, perché nessuno ha il tempo di prepararsi e quindi si fatica a contribuire in modo significativo.
Impariamo a conoscerci
Anche se i partecipanti alla chiamata si trovano ai quattro angoli della terra, costruire una relazione reciproca prima e durante la chiamata contribuirà a ridurre il possibile imbarazzo. In un blog(7) sulla gestione di un team di giornalisti che lavorano a distanza, il giornalista Butch Ward afferma di cercare sempre di incontrare il proprio team faccia a faccia ogni volta che può, nonostante la lunga distanza.
Ovviamente, se questo non è assolutamente fattibile, almeno prova a scoprire di più sui partecipanti durante la chiamata. Ward afferma che permettere a tutti di annunciare la propria presenza all’inizio della chiamata lo aiuta a immaginare chi è seduto attorno al tavolo da conferenza virtuale e gli permette di fare una lista di chi è presente, così da assicurarsi che la voce di nessuno rimanga inascoltata.
Keith Ferrazzi, amministratore delegato della società di consulenza Ferrazzi Greenlight(8), suggerisce agli organizzatori di dedicare un momento all’inizio di ogni chiamata in cui, per i primi cinque minuti della riunione, "tutti dovrebbero alternarsi e parlare un po’ di quello che succede nelle loro vite, sia personalmente sia professionalmente". Si tratta di un ottimo modo per rompere il ghiaccio.
Non essere divertente
Risparmia le battute per il bar dopo il lavoro. In realtà, non dovresti nemmeno ridere. Ross McCammon(9), redattore di articoli per la rivista GQ, afferma di adottare un atteggiamento molto più serio di quello che avrebbe in un incontro fisico. L’umorismo tende a ritorcersi contro in una videoconferenza in cui non è possibile leggere i segnali emotivi visivi e il linguaggio del corpo
Alyssa Bantle, global curriculum manager presso Crown World Mobility, insegna ai dipendenti a superare le differenze culturali quando lavorano in team internazionali. Bantle afferma che l’umorismo durante una videoconferenza può essere utilizzato come mezzo per avvicinare le persone, ma attenzione: l’ironia, il gioco di parole e il divertimento provocatorio possono essere accattivanti per alcuni, ma possono anche essere difficili da capire e causare offese.
La videoconferenza può essere un modo fantastico per comunicare con i team da remoto, ma può anche essere una delle maggiori minacce alla produttività.
Meno è meglio
Tieni videoconferenze brevi e concise. Non è mai vantaggioso far perdere tempo a tutti in una lunga maratona. Secondo l’esperta di produttività Laura Stack(10),
la durata perfetta per qualsiasi riunione è di 45 minuti. La Stack aggiunge inoltre che, se la riunione deve durare più a lungo, è opportuno dividerla in periodi di 45 minuti separati da una pausa abbastanza lunga.
Ogle concorda e avverte che troppe variabili possono portare a un’esperienza di videoconferenza disordinata. "Con variabili mi riferisco al numero di dispositivi e al numero di persone coinvolte in una singola videoconferenza; utilizzate inoltre la videoconferenza soltanto per argomenti che possono essere risolti solo in questo modo", afferma. "Solo perché si è in grado di convocare 12, 20 o 50 persone per una videoconferenza, non significa che sia opportuno farlo".
Per prendere decisioni chiave, è buona norma limitare il numero di persone coinvolte. Nelle riunioni di gruppo più ampie, è utile tenere a mente gli esperimenti di conformità di Asch(11), in particolare se si includono più membri junior del team. Secondo gli esperimenti condotti da Solomon Asch durante gli anni Cinquanta, "la conformità tende ad aumentare quando sono presenti più persone, ma si hanno cambiamenti minimi una volta che il gruppo supera le quattro o cinque persone".
"La conformità aumenta quando gli altri membri del gruppo hanno uno status sociale più elevato. Quando altri membri del gruppo vengono visti come più potenti e influenti o maggiormente consapevoli di sé stessi, si è più propensi ad andare d’accordo con il gruppo".
Comprendere le differenze culturali
Scontri culturali e colleghi con accenti strani o livelli linguistici diversi possono ostacolare le videoconferenze tenute a livello internazionale. Bantle afferma che in superficie ci sono tutte le ovvie complicazioni delle persone che parlano tutte insieme e si fraintendono l’un l’altra. Tuttavia, a un livello più profondo ci sono altre ragioni alla base delle incomprensioni: le differenze culturali nel modo in cui ascoltiamo, interagiamo e comunichiamo. Non riuscire a capire o adattare queste differenze può rendere davvero difficile una videoconferenza.
Bantle fa l’esempio di un team del Regno Unito che parla con alcuni colleghi in Giappone. I dipendenti giapponesi potrebbero avere difficoltà a tenere il passo con i colleghi britannici che parlano velocemente e che si sentono sotto pressione nel contribuire alla chiamata, mentre il condizionamento culturale porta i dipendenti giapponesi ad attendere educatamente il proprio turno per parlare (che non arriva mai) e di conseguenza sembra che non abbiano nulla da dire.
Per evitare questo caos, consiglia ai chiamanti di compiere i seguenti passi. In primo luogo, per superare le barriere linguistiche, fare a turno ed evitare di interrompere. Ad esempio, chi conduce la chiamata può impostare delle regole per parlare a turno. In secondo luogo, è necessario chiarire e confermare ciò che è stato detto. Chiedi sempre se hai sentito bene ed esorta le persone a ripetere idee e frasi complicate. Infine, chiedi se tutti i partecipanti hanno capito cosa è stato detto. In caso contrario, agisci. Annuisci verbalmente in modo che gli altri sappiano di essere stati capiti e di non dover ripetere.
Sfrutta il video
Il video avrebbe potuto diventare un mezzo di comunicazione sempre più popolare nelle nostre vite personali, alimentato dai social media, ma molte aziende sono ancora riluttanti a utilizzarlo per le chiamate in teleconferenza. Tuttavia, secondo la recente Wainhouse Research(12), il 74% dei dipendenti che utilizzano video e webcam durante le riunioni apprezza la possibilità di vedere le reazioni dei colleghi alle proprie idee, mentre quasi il 70%, ritiene che aumenti la connessione tra i partecipanti.
In effetti, uno studio condotto da Forbes Insights(13) nel 2017 ha rivelato che il 62% degli intervistati concorda sul fatto che, rispetto alle conferenze audio, la videoconferenza migliora significativamente la qualità della comunicazione, percentuale che sale al 73% tra le aziende ad alta crescita. Inoltre, il 50% degli intervistati ritiene che le videoconferenze migliorino anche il livello di comprensione.
Tuttavia, Ogle mette in guardia dall’eliminare completamente le audioconferenze. "Ovunque sia possibile, cercate di svolgere le riunioni tramite webcam con chiamate telefoniche", afferma. "Benché non si possa sottovalutare il valore del contatto visivo, se si fa affidamento sulla connessione Web di tutti per lavorare in modo ideale, è bene aspettarsi una delusione. Le linee telefoniche sono un po’ più affidabili, quindi cercate di rispettare i punti di forza di entrambi gli elementi".
Matthew Jenkin è un giornalista attivo negli Stati Uniti ed ex editore di Guardian Careers, la community online del quotidiano The Guardian dedicata a chi cerca lavoro e a chi vuole cambiarlo
Fonti:
(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call
(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends
(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/
(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations
(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html
(6) http://www.andersonfrank.com/
(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call
(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/
(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382
(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/
(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf
(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible
(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture
