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Dopo una carriera di alto livello nella gestione di crisi e negoziazioni internazionali, Stefan Kühn ha deciso di costruirsi una strada propria. Dopo essersi formato negli USA all’Harvard Law School e con la CIA, e nel Regno Unito con la Metropolitan Police, Stefan ha dato vita alla Negotiation & Conflict Resolution Systems (INCS) AG a Zurigo, in Svizzera, dove ora è AD e socio.
Qui ci svela ciò che ha scoperto sul lato umano delle negoziazioni, dalla formazione di AD troppo sicuri di se stessi alla capacità di ottenere il passaggio a una categoria superiore di camera d’albergo per la propria famiglia (volente o nolente).
Com’è diventato un negoziatore?
Tutto è iniziato quando ho assunto la responsabilità di un team mondiale d’intervento di crisi. Non appena ho iniziato a lavorare nel settore, ne sono rimasto folgorato. Ho subito capito di volere le competenze scientifiche e di ricerca che mi avrebbero permesso di approfondire le mie conoscenze e comprendere meglio.
Ciò che mi ha sempre motivato, e mi motiva ancora oggi, è capire come trattare con le persone. Mi affascina il modo in cui è possibile unirle per portarle a fare qualcosa in maniera migliore di quanto farebbero individualmente. È questa l’essenza di ogni negoziazione: capire cosa possono fare insieme gli individui per ottenere un risultato migliore.
Qual è l’aspetto del suo lavoro che stupisce di più la gente?
La maggior parte delle persone è convinta di avere grandi capacità di negoziazione – specialmente se si tratta di un dirigente uomo con più di trent’anni. L’85% di questo gruppo di riferimento crede di far parte del 20% di negoziatori migliori nel proprio settore. Dunque, il primo ostacolo da superare nell’ambito dell’istruzione e della formazione è far capire alle persone che la negoziazione non è qualcosa con cui si nasce: per avere successo è necessario studiare.
Lei ha studiato con la CIA e la Metropolitan Police. Quali lezioni le sono state utili per il suo business?
Quando hai a che fare con un aggressore, ti stai comunque relazionando con un essere umano che ha motivi e interessi sottostanti. L’obiettivo è capire nel minor tempo possibile chi hai di fronte. Ciò significa sapere quali domande fare per ottenere i risultati migliori, quali conversazioni troncare quando qualcuno diventa nervoso, come deviare la conversazione da una minaccia specifica…
Nel mondo degli affari, ci troviamo ogni giorno faccia a faccia con le intimidazioni. La gente chiama e dice: “O mi consegni la relazione entro le 5 o non farò più affari con te”. Come rispondi a una minaccia come questa? Il lato interessante è la quantità di analogie presenti tra i due mondi. Alla INCS possiamo collegare le due cose.
Il fatto di essere un negoziatore di professione rende amici e parenti sospettosi? La gente me lo chiede spesso! La verità è che per negoziare in modo efficace bisogna essere preparati, mettere in campo le tattiche giuste e conoscere il processo. Privatamente sono uguale a qualsiasi altra persona: non sono automaticamente attivo e pronto a negoziare. Non penso che avrei molti amici se lo fossi.
A volte però la mia famiglia s’imbarazza. Quando negli hotel negozio per ottenere il passaggio della nostra camera a una categoria superiore, mia moglie e le mie figlie si allontanano per evitare la situazione, anche se una volta ottenuta la stanza non fanno dietrofront dicendo: “Rivogliamo la camera standard che avevamo prenotato!” Tutti sono contenti della vasca idromassaggio: si vergognano solo di negoziare per averla.
Il luogo in cui porta avanti le negoziazioni influisce sul risultato?
Certo, è un fattore psicologico importante. Dipende anche da quanto conosci il posto in cui negozi. Le persone tendono a essere un po’ più forti se “giocano in casa” perché non sono stressate. La miccia che le fa esplodere varia da un individuo all’altro: per alcuni è il rumore, per altri le stanze piccole. È possibile influire su ciò se si riesce a tracciare un profilo del proprio partner negoziale.
Cos’ha influito sulla scelta dell’ufficio dell’INCS?
Ho provato ad affrontare la questione dal punto di vista dei nostri clienti. Viaggiando tanto, sono una persona abbastanza alla mano e quindi non particolarmente interessata al modo in cui si presenta o al luogo in cui si trova il mio ufficio. Per me sono più importanti le persone che mi circondano, dunque ho optato per un’infrastruttura ideale per i nostri clienti e questa è una delle ragioni per cui ho scelto Regus.
È alla fine del suo primo anno di attività con l’INCS. Quali sono state le sfide maggiori?
Quando istruiamo i clienti, una delle tendenze più importanti che esaminiamo è l’eccesso di sicurezza. Di solito le persone pensano, infatti, di essere migliori di quello che sono. All’INCS però abbiamo commesso lo stesso errore. Essendo esseri umani, possiamo avere le stesse tendenze che insegniamo a non avere!
All’inizio c’è voluto più tempo del previsto. Ci aspettavamo maggior feedback nei primi tre-quattro mesi, ma ora siamo davvero felici perché le cose si stanno muovendo. Guardandoci indietro, dobbiamo solo ridere del modo in cui siamo riusciti a cadere nel primo errore che insegniamo ai clienti ad evitare. Fortunatamente ce ne siamo accorti quasi subito, rendendoci conto che dipendeva da noi prendere in mano la situazione e far funzionare l’attività.
Stefan Kühn è partner e AD di INCS AG (Ltd), che ha sede nei nostri uffici Regus di Zurigo, Svizzera.
Le dritte di Stefan:
1. Se parli, negozi o medi con qualcuno sii preparato. La preparazione è la parte più lunga e importante di una negoziazione, ma molte persone si presentano impreparate alle riunioni.
2. Mostra empatia nei confronti delle persone o del gruppo di persone a cui ti rivolgi. Sii consapevole del fatto che stai parlando a degli esseri umani con storie e opinioni proprie. La gente apprezza sempre l’empatia, anche se hai un’idea diversa o sei in disaccordo.
3. Cerca di trovare l’interesse chiave delle persone con cui hai a che fare. Solitamente se due persone negoziano fanno delle richieste che, in realtà, sono solo una sorta di affermazione: il problema principale sono gli interessi sottostanti.
