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Lo spazio di lavoro flessibile: una nuova arma che capiufficio, responsabili di team IT e team di gestione del rischio possono sfoderare durante lo sviluppo di piani di business continuity
Ben il 73% dei partecipanti a un recente studio di Regus che ha coinvolto tutto il mondo ha affermato che le soluzioni di spazio di lavoro flessibile hanno contribuito a ridurre i rischi che avrebbero potuto minacciare il flusso delle operazioni aziendali.
Joe Sullivan, Managing Director of Workspace Recovery di Regus, spiega che oggi le aziende scelgono lo spazio di lavoro flessibile quando devono definire o aggiornare i loro piani di business continuity.
In pratica, nessuno crede più che le cose brutte accadano solo agli altri. Il WEF Global Risks Report del 2019 ha evidenziato i maggiori rischi a livello globale: al primo posto troviamo gli eventi climatici estremi, seguiti a breve distanza da disastri naturali, violazione di dati e attacchi informatici.
I "disastri" visti sotto un’altra luce
Nel 2018 Regus ha ricevuto un boom di richieste di soluzioni Workplace Recovery da tutto il mondo: più di 2.000. Secondo Joe Sullivan, le aziende sono più consapevoli che mai di una triste verità: anche quelli che apparentemente sembrano incidenti trascurabili possono in realtà danneggiare fortemente le operazioni aziendali.
Bisogna quindi smettere di pensare che solo un’alluvione o un’eruzione vulcanica possano essere definiti disastri. "A ben guardare, infatti, i nostri clienti si trovano ad affrontare disastri molto più circoscritti ma che possono comunque avere un effetto devastante", spiega Joe Sullivan. Qualche esempio?
- Danni da fumo o fiamme
- Rotture di tubi o perdite d’acqua
- Attacchi informatici
Se si vuole uscire da un disastro senza nemmeno un graffio, occorre mettere le mani avanti adottando in anticipo una soluzione di workplace recovery.
Piani personalizzati
Ma in pratica come funziona un recovery plan dello spazio di lavoro?
Regus offre 3 possibilità:
- Prenotazione permanente: recovery workspace a disposizione in un determinato centro, soluzione ideale per le funzioni strategiche (pari al 5%) di un’azienda
- Pronto in un giorno: recovery workspace a disposizione in qualsiasi centro Regus, soluzione consigliata per il 20% della forza lavoro e pronta, appunto, in un giorno lavorativo
- Emergency workspace per tutti: recovery workspace disponibile su richiesta entro 2 giorni lavorativi in qualsiasi centro Regus
"Bisogna sottolineare due aspetti importanti: il primo è che realizziamo soluzioni personalizzate e pensate per rispondere alle esigenze di budget di tutti i nostri clienti e il secondo è che possiamo vantare un’estesa rete globale che, oltre a dare alle aziende la possibilità di scegliere, ci permette di soddisfare le loro necessità operative strategiche", spiega Joe Sullivan.
"Per i clienti di Regus, la possibilità di poter recuperare le operazioni aziendali senza dover allontanarsi troppo dalla propria sede aziendale è impagabile. A questo bisogna poi aggiungere la capacità delle strutture di accogliere clienti e visitatori fin dal primo giorno: un vantaggio non da poco".
Basta scuse
Il rivenditore al dettaglio globale Marks & Spencer ha scelto di affidarsi al recovery plan di Regus da 3 anni a questa parte. Il suo staff può quindi accedere ai centri Regus di tutto il mondo ogni volta che, a causa di disastri naturali, rivolte politiche o attacchi informatici, non è in grado di usare gli uffici aziendali.
A causa di una serie di proteste sindacali scoppiate nel 2018, l’accesso agli uffici di supporto di Mark & Spencer in Cambogia divenne pericoloso. Il personale però non smise di lavorare perché fu subito trasferito negli uffici sicuri dei centri Regus che erano già stati dotati di attrezzature e spazi per deposito.
John Frost, Direttore della Business Continuity in M&S, spiega che la decisione di avvalersi della soluzione di workplace recovery offerta da Regus rientrava nel piano più ampio di trasformazione agile dell’azienda. "Il nostro approccio basato su più sedi si adatta perfettamente alle problematiche che affrontiamo nel mondo moderno".
Fondamentale per operazioni di livello globale
Education Payroll, azienda neozelandese di gestione della retribuzione, mirava a trasformarsi in una società di livello internazionale e per questo decise di adottare il piano di business continuity di Regus. L’obiettivo era assicurarsi che gli stipendi degli insegnanti, del valore annuale di 4,4 miliardi di dollari, fossero pagati puntualmente senza alcun ritardo ogni 15 giorni, anche nell’eventualità di una crisi.
"Pagando una quota annuale, possiamo utilizzare qualsiasi ufficio completamente attrezzato in Nuova Zelanda entro 24 ore", spiega Arlene White, amministratrice delegata. Education Payroll ha così la certezza di pagare gli stipendi ai professionisti di cui si avvale, rispettando la sua promessa.
E continua: "I disastri succedono. L’importante è non farsi cogliere impreparati per non dover poi essere costretti ad accontentarsi del primo spazio operativo a disposizione e a sborsare cifre esorbitanti per ottenerlo".
Education Payroll oggi dorme sonni tranquilli: gode infatti dalla sicurezza operativa di cui ha bisogno, a un decimo del costo di un recovery space tradizionale.
E se sono i fornitori a essere messi alla prova?
Joe Sullivan ci tiene a sottolineare che i disastri colpiscono tutti indiscriminatamente. Regus inclusa! "Siamo un fornitore pluripremiato che può vantare una lunghissima serie di successi. Ciò nonostante, anche noi siamo stati colpiti da un disastro".
Sicuramente hai sentito parlare di Florence, l’uragano che a settembre del 2018 ha colpito gli Stati Uniti. Ebbene, Florence non ha risparmiato nemmeno svariati centri Regus in Carolina di Nord, Carolina del Sud e Virginia.
"L’uragano Florence è stato un evento devastante per tantissimi colleghi, clienti, amici e parenti", spiega Kristi Bonner, Vicepresidente dell’area in Carolina del Nord.
"I team di Regus in tutto il Nord America non hanno avuto un attimo di esitazione e, fedeli allo spirito di collaborazione su cui si basa la nostra azienda, sono accorsi per dare una mano a chi aveva avuto la sfortuna di trovarsi sulla strada di questa terribile tempesta. Oltre a ripristinare le nostre strutture e i nostri clienti, siamo anche orgogliosi di essere riusciti ad aiutare altre persone".
Il bilancio
La maggior parte dei sistemi IT e delle operazioni aziendali presenta dei punti deboli. Questo è innegabile. Le aziende, però, si stanno rendendo conto che con un piccolo sforzo in termini di tempo e di denaro possono realizzare semplicissimi (e utilissimi) piani di business continuity.
Mentre fino a qualche tempo fa in caso di disastro un’azienda poteva rivolgersi, nella più fortunata delle ipotesi, a un unico fornitore con una sola sede fissa, oggi, grazie al gran numero di provider di spazi di lavoro flessibili presenti sul mercato, è possibile adottare una strategia di workspace recovery ovunque e in qualsiasi momento. Supponiamo che la tua rete aziendale sia fuori uso. Nessun problema. Puoi tranquillamente usare al suo posto la rete di uno dei 3.000 centri Regus in tutto il mondo.
Chi si occupa (e preoccupa) dei rischi e della business continuity all’interno delle aziende sta esaminando con un’attenzione fino a qualche tempo fa impensabile il proprio portafoglio immobiliare, cercando modi per aggiungere spazi di lavoro flessibili. E, a dirla tutta, questo non ci stupisce affatto.
Il tuo piano di business continuity ha bisogno di uno spazio di lavoro flessibile? Scopri le possibilità a tua disposizione nella pagina Workplace Recovery.
