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Senza le e-mail non saremmo mai arrivati al punto in cui ci troviamo. Questa è una sacrosanta verità. Ma oggi la gestione della posta in entrata sta diventando un incubo per tantissimi lavoratori. Ecco sette modi per alleviare il peso insostenibile del sovraccarico di e-mail secondo Matthew Jenkin
Ogni giorno vengono inviati quasi 269 miliardi di e-mail(1), circa 3,1 milioni al secondo. Sono numeri da capogiro destinati a crescere. Infatti, si prevede un aumento annuale del 4% del traffico di e-mail. Il fatto che tanti lavoratori attribuiscano al numero eccessivo di e-mail che ricevono una riduzione della propria produttività non può stupire. Gli imprenditori devono assolutamente controllare il flusso inarrestabile di posta in entrata anche per far fronte alla loro cronica mancanza di tempo. Se vuoi evitare l’esaurimento da gestione delle e-mail nel 2019, segui questi sette consigli.
1. E-mail etichettate
Prendi esempio da Richard Davies, fondatore della società di software GPS Goal Trak(3), che etichetta meticolosamente le sue e-mail aiutando il lettore a capire quali sono i messaggi a cui è necessario dare assoluta precedenza. Basta scrivere nell’oggetto una di queste tre semplicissime parole chiave: "<Info>" per informazioni, "<Azione>" se è richiesta, appunto, un’azione e "<Commento>" se si desidera ricevere un feedback o un’opinione. Elementare.
"Ricevo più di 100 e-mail al giorno e uno dei più grossi problemi che riscontro è la totale incapacità di scrivere oggetti efficaci. Un imprenditore con un team in forte espansione non può permettersi di non saper utilizzare uno strumento così semplice, ma così utile", afferma.
2. Hai un solo account e-mail? Non basta
Secondo l’imprenditrice Lana Elie, affinché tutte le e-mail che possono essere urgenti siano immediatamente visibili in una casella di posta sullo schermo del telefono o del computer è fondamentale avere più di un solo indirizzo e-mail. Le altre e-mail vengono recapitate in un’altra casella di posta a cui dedicare un po’ di tempo ogni giorno.
"Per evitare di dover leggere una quantità insormontabile di e-mail o di scoprire di non aver risposto in tempo, è importante riservare qualche minuto al giorno a questa incombenza", ci avvisa Lana. Seguiamo il suo esempio: "Controllo le caselle di posta per prima cosa al mattino e le etichetto a seconda del loro livello di urgenza, in questo modo ho un’idea più chiara del momento in cui dovrò rispondere a ogni messaggio". Facile, no?
3. Stop alle notifiche via app
Secondo Sara Tye, fondatrice e amministratrice delegata di readheadPR, non è necessario rispondere a un’e-mail entro 10 secondi ed è sbagliatissimo farsi distrarre da notifiche e, peggio ancora, vibrazioni. La cosa migliore è aprire l’e-mail dopo la riunione, leggerla rapidamente e assegnarle una priorità.
Anche gli psicologi sostengono questa teoria: gli aggiornamenti costanti sono una fonte di inutile stress. Il London Future Work Centre ha condotto una ricerca psicologica sulle esperienze sul posto di lavoro. Il suo rapporto(4) è chiaro: dover controllare e leggere continuamente le e-mail a causa di "notifiche push" (infernale funzione che avvisa gli utenti dell’arrivo di nuovi messaggi anche quando l’app di posta elettronica è chiusa) provoca tensione e ansia. Uomo avvisato…
"Filtrate, gente, filtrate…" dice Simon Corbett, CEO di Jargon PR
4. Hai mai pensato a un coprifuoco?
La tecnologia remota ha letteralmente stravolto il modo in cui lavoriamo. Oggi, infatti, è difficile persino ricordare com’era la vita prima, quando le aziende avevano orari di apertura fissi e connettersi al lavoro da casa era un’utopia. Ma ciò che Davies suggerisce agli imprenditori è proprio questo: ricordare com’era la vita prima. E sottolinea che la pressione continua di essere sempre presenti non è solo fonte di stress, ma è anche causa di un gran numero di inefficienze. Occorre meditare su queste parole.
Consiglia, anche, di prendersi tutto il tempo necessario per radunare attentamente i propri pensieri ed esprimerli in un unico messaggio chiaro e conciso, evitando così di inviare raffiche di e-mail sconclusionate a orari improponibili della notte.
Davies spiega: "Se sei un imprenditore a cui piace delegare, ricordati che così facendo accresci le possibilità che il tuo team si senta sopraffatto. Per questo motivo è fondamentale che la corrispondenza sia caratterizzata da una qualità e una struttura di alto livello. In caso contrario potresti trovarti a inviare tre e-mail che avrebbero potuto essere condensate in un unico messaggio".
5. Filtrate, gente, filtrate
Simon Corbett è un fervido sostenitore del filtraggio, funzione in cui Gmail eccelle. Il CEO di Jargon PR suggerisce di creare una cartella "da leggere" e di inserire al suo interno tutte le e-mail che non sono fondamentali. A questo punto i messaggi si divideranno in due gruppi: quelli urgenti e importanti (le priorità) e tutti gli altri, che finiranno in quella cartella. "Dedicate un’ora del venerdì alla loro lettura e preparatevi a restare a bocca aperta davanti al numero di e-mail a cui non c’è alcun bisogno di rispondere".
Tye sostiene che la sua azienda è riuscita a limitare il numero di e-mail nella casella di posta in entrata a sole 50. Le procedure di archiviazione, salvataggio ed eliminazione vengono effettuate durante il lavoro, riducendo lo stress e lasciando la casella di posta in entrata immacolata alla fine della giornata.
Le app che possono aiutare ad archiviare e organizzare meglio le e-mail sono, come ci ricorda Rob Ashton, fondatore di Emphasis Training ed Emphasis 360(5), numerose e consiglia Sanebox(6), che archivia le e-mail sulla base di cronologia e comportamento. Anche WeekWill(7), che invia un messaggio o addirittura chiama se si riceve un’e-mail da una persona che è stata contrassegnata come importante, può essere estremamente utile. La cosa bella è che così facendo si possono chiudere in una sola volta tutte le app per e-mail.
6. Impara l’arte e mettila da parte
Davies ha escogitato una maniera simpatica per gestire con maggiore facilità la sua casella di posta elettronica. Le parole chiave? Azione, risposta e cestino. Vediamole meglio.
Azione: "Devi agire? Fallo subito o fissa un appuntamento con te stesso per ricordarti di portare a termine l’azione".
Risposta: "Il mittente desidera una risposta? Non fare l’errore di rispondere più tardi. Pensa un attimo alla risposta e mandala subito! Dal momento che hai già "sprecato" del tempo a leggere l’e-mail, ti conviene non aspettare oltre. Rischieresti, altrimenti, di "sprecare" ulteriore tempo per rileggerla. In poche parole, finisci quello che hai iniziato.
Cestino: "Il tasto Elimina è un amico, non dimenticarlo. Sbarazzati di tutto quello che non serve".
7. 15: il numero perfetto
La semplicità è sempre la cosa migliore. Soprattutto quando si parla di e-mail, secondo Davies, che aggiunge: "Devi scorrere verso il basso per leggere l’e-mail? Allora significa che è troppo lunga e che è molto improbabile che il destinatario avrà voglia di arrivare alla fine del messaggio". Spesso, sempre secondo lui, si può risparmiare tempo e fatica condensando il tutto in sole 15 parole nell’oggetto. Non ci credi? Facciamo un esempio. "Inviami il rapporto entro le 16:00 di domani". Come vedi, non c’è alcun bisogno di aprire l’e-mail, leggerla e rispondere. Il messaggio è chiarissimo.
Vuoi risparmiare e fare risparmiare tempo? Invia un’email che contiene tutto quello che hai bisogno di sapere nell’oggetto. Davies conclude: "Arrivare subito al punto è fondamentale. Così come eliminare il superfluo".
Matthew Jenkin è un giornalista freelance britannico ed ex editore di Guardian Careers, la community online del quotidiano The Guardian dedicata a chi cerca lavoro e a chi vuole cambiarlo
Fonti:
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
