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Con l’aumento del lavoro a distanza, come possiamo assicurarci di comunicare efficacemente con gli altri, attraverso una buona conversazione vecchio stile? Report di Alison Coleman
La tecnologia digitale ha trasformato il modo in cui comunichiamo a scapito della comunicazione faccia a faccia. Come afferma la psicologa Susan Pinker nel suo libro "The Village Effect", "In un breve periodo evolutivo, siamo passati da primati riuniti in gruppi e capaci di leggere l’un l’altro ogni gesto e intenzione, a essere solitari, concentrati ognuno sul proprio schermo".
Questa tendenza è più che mai evidente nel moderno ambiente di lavoro, dove i dipendenti, in particolare il crescente numero di mobile worker e lavoratori da remoto, sono sempre più legati a e-mail, SMS e messaggistica istantanea per interagire con i colleghi. Uno studio di Cancer Research UK(1) rivela che i Millennial (che rappresenteranno il 75% della forza lavoro entro il 2030(2)) stanno abbandonando la conversazione faccia a faccia a favore delle chat online, una tendenza che sembra destinata ad aumentare.
Mettici la faccia
Mentre l’elevata velocità delle connessioni digitali sembra battere il lungo processo di interazione fisica, l’importanza della conversazione faccia a faccia nell’ambiente di lavoro non deve essere sottovalutata. Alcune ricerche hanno dimostrato che rinunciare a una normale conversazione con altri, siano essi colleghi o conoscenti, può avere un impatto negativo, non solo sulla nostra salute e felicità, ma anche sulla nostra produttività.
L’aumento della qualità della vita che deriva dal faccia a faccia con gli altri non è sostituibile con il tempo trascorso interagendo con altri online(3). Uno studio condotto dalla Oregon Health & Science University(4) ha rivelato un dettaglio più preoccupante: avere un contatto sociale diretto limitato raddoppia quasi il rischio di ammalarsi di depressione.
Inoltre, una ricerca condotta da Hewlett Packard(5) ha dimostrato che i momenti di conversazione tra colleghi possono aumentare le prestazioni del 20%, mentre un altro studio ha rivelato che il 72% dei dipendenti che lavorano con il proprio migliore amico è più soddisfatto del proprio lavoro.
Fai sentire la tua voce
Le connessioni sociali devono essere considerate un’esigenza umana di base come il cibo e il sonno, in quanto essere privati di esse può influire negativamente sull’umore, sulla mentalità e sulle prestazioni. Tuttavia, se lavori da remoto, chi lo noterà?
"I primi segni premonitori del lavoro a distanza che hanno un impatto negativo sono la mancanza di interazioni sociali quotidiane, ad esempio dimenticare di augurare buon compleanno a un collega o trovare scuse per non partecipare alle riunioni di persona", afferma Richard Daniel Curtis, esperto comportamentale. "In seguito, si nota che il responsabile di queste persone arriva a non sapere a che punto di un progetto si trovino e a perdere traccia del loro flusso di lavoro".
Le organizzazioni devono riconoscere i vantaggi della comunicazione faccia a faccia e incoraggiare una maggiore conversazione tra colleghi. Tuttavia, con così tanti dipendenti che lavorano ormai da remoto, come è possibile favorire la conversazione, di cui il linguaggio del corpo e le espressioni facciali che indicano i diversi pensieri e sentimenti costituiscono parte integrante?
Qui, l’umile telefono ha i suoi vantaggi rispetto ai canali di comunicazione digitale perché consente di percepire l’intonazione della conversazione. Il tono della voce trasmette dimensione ed emozione alle parole e offre indizi su come qualcuno possa sentirsi riguardo alla discussione in corso. SMS ed e-mail sono solo parole scritte aperte all’interpretazione da parte del destinatario, senza il vantaggio del tono della voce o del linguaggio del corpo.
Con i canali di comunicazione visiva come Skype e Google Hangouts, il linguaggio del corpo, inclusi il contatto visivo e i gesti delle mani, assume maggiore importanza nella conversazione e offre l’alternativa migliore a una discussione faccia a faccia.
Secondo gli esperti, i momenti di conversazione tra colleghi di lavoro possono aumentare le prestazioni del 20%
Organizza una videoconferenza
In realtà, vedere la faccia di qualcuno può fare la differenza tra un’interazione riuscita e una che non ha colpito nel segno. Le ricerche condotte da Mahdi Roghanizad e Vanessa K Bohns(6) mostrano che una richiesta faccia a faccia è 34 volte più efficace di una e-mail. La buona notizia è che il "faccia a faccia" ai giorni nostri può avvenire facilmente tramite Skype o altri strumenti di videoconferenza. A differenza delle e-mail, o anche delle telefonate, il video consente di vedere il linguaggio del corpo dell’interlocutore, fornendo preziosi indizi visivi che possono aiutare a contestualizzare la conversazione.
Secondo Stuart Duff, responsabile dello sviluppo della leadership presso la società di psicologia aziendale Pearn Kandola, quando si parla di videoconferenza, è compito dei leader dare l’esempio. Le ricerche condotte dalla società hanno rivelato che i leader che hanno avuto maggior successo utilizzavano regolarmente le videoconferenze per parlare con i propri team e costruire un’"atmosfera sociale" nelle riunioni.
"Ciò ha permesso ai loro team di incontrarsi e godere della reciproca compagnia prima di arrivare all’ordine del giorno", afferma Duff. "I leader meno efficaci si affidavano troppo all’e-mail o alle chiamate in teleconferenza perché ritenevano che la videoconferenza fosse troppo difficile da utilizzare su base regolare. La sfida sta proprio negli atteggiamenti e nella mentalità dei leader".
Chiacchiera un po’
Anche il tipo di conversazione che si instaura è importante. Mentre in passato i datori di lavoro spesso disapprovavano le chiacchiere in ufficio, il Professore in Psicologia organizzativa Sir Cary Cooper ritiene che siano fondamentali per il team building e le performance.
"Tutti vogliamo che i nostri bisogni sociali siano soddisfatti", afferma. "Le chiacchiere possono riguardare una partita di calcio, un film che abbiamo visto, i nostri figli, problemi interni, qualsiasi argomento. Le chiacchiere creano relazioni e più ci dedichiamo a esse, più ci conosciamo a vicenda, meglio leghiamo e più produttivi diventiamo".
Questa affermazione è supportata da studi che dimostrano che, quando le conversazioni occasionali non sono possibili, le persone si rivelano meno produttive e meno capaci di svolgere il proprio lavoro(7).
Abbattere le barriere culturali
Un altro fattore di declino di questa forma di interazione può derivare dalla multiculturalità sempre più diffusa tra la forza lavoro, per cui la comunicazione via e-mail tra colleghi provenienti da contesti culturali diversi diventa un’alternativa a una conversazione faccia a faccia potenzialmente imbarazzante. Tuttavia, le e-mail e il loro contenuto sono notoriamente aperti a un’interpretazione errata.
È molto facile giudicare male il tono o l’urgenza dei messaggi. Anche la formalità del saluto, sia che si tratti di un semplice"Ciao", di un "Salve" o di niente, può essere interpretata in modo diverso a seconda del destinatario. Se a questo aggiungiamo potenziali barriere linguistiche o differenze culturali, il messaggio può diventare ancora meno chiaro.
"Alcune culture hanno modi completamente diversi di instaurare un contatto o creare fiducia, quindi è essenziale investire del tempo nel cercare di capirlo", afferma Paul Smith, psicologo del lavoro e fondatore di WiseAmigo. "Senza rendercene conto, cerchiamo di raccogliere quante più informazioni possibili per adattare il nostro approccio alla comunicazione con gli altri e all’influenza su di essi. Possiamo costruire i nostri muscoli comunicativi e migliorare l’interazione e la creazione di relazioni facendolo spesso".
Alison Coleman collabora regolarmente con Guardian Small Business Network nel Regno Unito e scrive anche per la rivista Director, la pubblicazione per i membri dell’Institute of Directors del Regno Unito
Fonti:
(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html
(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/
(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019
(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression
(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf
(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email
(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work
