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Il segreto del successo nella gestione del tempo consiste nel dare risalto ai punti di forza della propria personalità. E tu, sei un supereroe, una star, un’ape operaia, uno yes-man o un perfezionista? Report a cura di Matthew Jenkin
Dai personal coach alle app, non c’è limite ai prodotti e ai servizi che promettono di aiutarti a gestire meglio il carico di lavoro e ad aumentare la produttività. Perché allora la collega del marketing riesce a svolgere ogni mansione giornaliera con estrema rapidità, mentre tu riesci a malapena a fare la metà delle tue cose quando l’orologio segna ormai l’ora di chiusura? Perché una gestione del tempo efficace non è determinata dalle ore in cui lavoriamo, ma dalla nostra personalità.
I datori di lavoro hanno intuito da tempo che non esiste un approccio valido per tutti e che i test di personalità, come l’Indicatore di tipo Myers-Briggs (MBTI)(1), sono diventati per le aziende un modo diffuso di valutare i dipendenti. Il successo dell’MBTI, a quanto sostengono in molti, sta nella sua semplicità. Con 93 domande, liberamente formulate in base al lavoro di Carl Jung, consente di suddividere tutto il personale in 16 tipologie distinte, con combinazioni di estroversione, introversione, ragionamento, sensitività, giudizio e percezione.
La consulente di gestione ed esperta comportamentale Beverly Flaxington concorda sul fatto che, per il successo di qualsiasi metodologia di gestione del tempo, è necessario tenere conto dei comportamenti individuali sul posto di lavoro.
"Ricordo quando, anni fa, ho assunto qualcuno che mi aiutasse a tenere in ordine e ad essere più efficiente. Questa persona non fece altro che mettere tutto in alcune scatole e nasconderle", afferma. "Beh, io sono una persona ipervisiva, mi piace avere tutto in vista, per cui ho avuto un blocco. Riuscivo a malapena a lavorare. In quel momento ho capito che è necessario orientarsi sullo stile di personalità naturale di ognuno".
Quali sono dunque i cinque tipi di personalità più comuni e in che modo ognuno di noi può gestire il proprio comportamento per migliorare la gestione del tempo?
1. Il supereroe
Proprio come Wonder Woman o Superman, se vede un edificio in fiamme, questa persona si precipita in soccorso senza attendere i vigili del fuoco. Dategli una lista apparentemente impossibile di mansioni e la completerà alla velocità della luce. Il suo tallone d’Achille tuttavia, secondo quanto afferma la Flaxington, risiede nel fatto che, nel suo sforzo di completare ogni attività, alcune cose possono sfuggirgli.
Come trasformare la gestione del tempo: queste persone sono mosse dai risultati e spesso agiscono senza riflettere sull’urgenza o sull’importanza dell’attività, afferma Susy Roberts, executive coach e fondatrice della società di consulenza per lo sviluppo personale Hunter Roberts(2). La Roberts consiglia a questa tipologia di persone di fare un passo indietro e riflettere attentamente sulle priorità a cui dedicarsi, piuttosto che fare immediatamente qualsiasi cosa compaia nella loro casella di posta.
Stephen Covey, autore di "Seven Habits of Highly Effective People"(3), è d’accordo e suggerisce di classificare le mansioni secondo quattro parametri: importante/non importante e urgente/non urgente.
2. La star
Benché la sua presenza alle feste in ufficio sia un piacere, considerato il tempo che passa a chiacchierare, è stupefacente che questo tipo di personalità riesca a ottenere anche solo il minimo risultato. Nonostante sia ottimista, amichevole, chiacchierone e amante del divertimento, lascia trascorrere la giornata completando soltanto poche mansioni, per non parlare dei risultati raggiunti. La Roberts sostiene che la sua tendenza a vantarsi dei propri risultati può dare l’impressione che sia più produttivo di quanto realmente non sia.
La Flaxington osserva: "Tutto d’un tratto la giornata è finita. Pensavano che avrebbero fatto 15 cose oggi, ma hanno chiacchierato, si sono divertiti e non si sono neanche accorti che il tempo passava".
Come trasformare la gestione del tempo: queste persone traggono un vantaggio enorme dalla presenza di una strategia. Se avete un progetto importante da svolgere, consiglia la Flaxington, suddividetelo in parti più piccole, segnatele sul calendario e impostate dei promemoria. Un calendario principale vi consentirà di mantenere le attività professionali e gli eventi personali in un unico posto, rendendo la pianificazione più veloce e più semplice, con una conseguente minore riprogrammazione.
Anche la gestione delle e-mail è fondamentale. Secondo una ricerca condotta nel 2012 dal McKinsey Global Institute(4), più di un quarto della giornata di un dipendente viene impiegato in media per leggere e rispondere alle e-mail. La ricerca ha rilevato che la gestione delle e-mail è la seconda attività che richiede più tempo ai dipendenti, assieme alle "attività specifiche per ruolo".
Scrivendo per Fast Company(5), Zach Hanlon, esperto di marketing e vendite,
afferma che il segreto è smettere di "organizzare" le e-mail per argomento e iniziare a pensarle in termini di scadenze. Hanlon suggerisce di passare dalla visualizzazione della casella di posta come un elenco di cose da fare alla creazione di cinque cartelle basate sull’urgenza/sull’importanza cronologica.
3. L’ape operaia
La calma e la costanza rendono questa personalità vincente. Secondo la Roberts, queste persone riflettono attentamente su tutto, sono caute e metodiche e abbastanza indipendenti nel modo in cui svolgono le proprie mansioni. Benché dunque siano capaci di pianificare e stabilire le priorità in modo perfetto, rischiano di essere considerate eccessivamente prudenti, mentre alcuni potrebbero essere frustrati dalla loro inerzia. La loro dedizione al lavoro può anche portare a una riluttanza a delegare.
Come trasformare la gestione del tempo: "Delegare alcune mansioni e fidarsi di chi le svolge non è nel vostro DNA", afferma la Flaxington. "Osservate quindi le cose da fare e scegliete le tre o quattro attività più importanti su cui concentrarvi. Isolate ciò che sapete di dover fare assolutamente e decidete quali compiti potete delegare".
La delega sembra essere un problema comune. Uno studio del 2007 sulla gestione del tempo(6) ha rilevato che circa la metà delle 332 società intervistate era preoccupata per le capacità di delega dei propri dipendenti. In un articolo per Inc(7), Jayson DeMers, fondatore e CEO della società di content marketing AudienceBloom, offre consigli ai leader che hanno difficoltà a far delegare il lavoro ai propri dipendenti. Prima ancora di stabilire delle priorità, DeMers suggerisce di affidare le mansioni a chi ha più competenze per l’attività da svolgere, piuttosto che a chi ha il carico di lavoro più leggero, ad esempio.
4. Lo yes-man
Protagoniste assolute all’interno del team, tutto ciò che queste persone desiderano è aiutare e sostenere i propri colleghi. Benché la condivisione sia naturalmente importante, l’aspetto pericoloso di questa tipologia di personalità è la riluttanza a dire di no, che può portare a farle accettare più mansioni di quante riesca a svolgere. Ecco allora che finiscono per lavorare per ore e ore o per non rispettare le scadenze, spiega la Roberts.
Come trasformare la gestione del tempo: imparate a dire di no, dice la psicoterapeuta e life coach Hilda Burke(8). "Sfidare questo tipo di programmazione del lavoro può richiedere del tempo, ma è possibile", afferma. E se ancora faticate a dire di no e vi sentite sopraffatti, è importante fare delle pause".
Anche se può sembrare ovvio, la ricerca ha rilevato che fare pause regolari migliora la produttività. DeskTime, un’app di produttività che traccia l’utilizzo del computer da parte dei dipendenti, ha rilevato che la durata perfetta di una pausa è di 17 minuti. Nel 1999, l’Ergonomics Research Laboratory della Cornell University ha utilizzato un programma per computer per ricordare ai lavoratori di fare delle brevi pause.
Il progetto ha permesso di rilevare(9) che "i dipendenti che hanno ricevuto il promemoria [per ricordare loro di fare una pausa] si sono dimostrati il 13% più precisi nel lavoro rispetto ai colleghi che non lo hanno ricevuto". Questo metodo semplice ma efficace ha dato vita a molte app, da Marinara Timer(10) a PomoDone(11).
5. Il perfezionista
Questa tipologia di persone, benché possa impiegare più tempo per completare una mansione, come suggerisce il nome stesso è estremamente attenta alla qualità piuttosto che alla quantità. La Flaxington spiega che, poiché la precisione è così importante per loro, possono sentirsi sopraffatti e affaticati quando mettono troppa carne al fuoco e si sentiranno stressati nel caso in cui si provi a forzarli.
Come trasformare la gestione del tempo: il disordine è il nemico numero uno per il perfezionista; una casella di posta in disordine, piena di messaggi non letti, può quindi rivelarsi un incubo. Con l’aumento del traffico di e-mail previsto del 4%(12) di anno in anno, prima si arriva a risolvere il problema, meglio è. Esistono tuttavia diversi modi per gestire il sovraccarico di e-mail.
Uno dei metodi più conosciuti, noto come "inbox zero", permette di mantenere sempre la casella di posta vuota o quasi. Benché probabilmente si tratti di un vero e proprio lavoro a sé, l’inventore Merlin Mann afferma(13) che si hanno cinque possibilità di scelta di fronte a un nuovo messaggio: cancellarlo, delegarlo, rispondere, rimandarne la lettura o agire. Ciò trasforma efficacemente la casella di posta in una lista di cose da fare, implicando scelte difficili su come stabilire le priorità e ottenere risultati efficaci.
Matthew Jenkin è un giornalista freelance britannico ed ex editore di Guardian Careers, la community online del quotidiano The Guardian dedicata a chi cerca lavoro e a chi vuole cambiarlo
Fonti:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
