Un astronauta su un computer portatile

Produttività

Hai tutto quello che ti serve per lavorare da remoto?

Vuoi lavorare da remoto? Innanzitutto devi convincere il tuo capo. Gestire il tempo più efficacemente e comunicare con maggiore consapevolezza: queste sono solo due delle competenze di cui non è assolutamente possibile fare a meno, secondo Daniel Mobbs.

 

Il lavoro da remoto è sempre più popolare, ma siamo davvero tutti portati a lavorare in questo modo? Ci sono persone che hanno una tendenza innata a dare il meglio di sé fuori dalle quattro mura dell’ufficio, altre che, invece, hanno difficoltà ad adattarsi a un nuovo metodo di lavoro che non prevede piani e strategie. Secondo Anthony Curlo, CEO di DaVinciTek(1), azienda che si occupa di reclutamento IT e incremento del personale, i candidati non devono fingere di essere in grado di gestire le maggiori responsabilità e aspettative di un lavoro da remoto.

Ma è possibile imparare e sviluppare le competenze e le strategie necessarie per lavorare da remoto? Sì, e la buona notizia è che c’è una possibilità per quasi tutti. Tutti i migliori lavoratori da remoto sono accomunati da tratti distintivi simili. Hai davvero intenzione di convincere il tuo capo e, perché no, te stesso, che il lavoro da remoto ti si addice? Inizia a chiederti (con onestà) quali delle caratteristiche elencate qui sotto condividi con i tuoi colleghi che hanno già campo libero.

1. Gestione ineccepibile del tempo

Chiariamo subito una cosa: lavorare da remoto non vuol dire essere padroni del proprio tempo. Ci sarà sempre qualcuno che vuole sapere che stai gestendo il tempo a disposizione nel modo più efficiente possibile. E quel qualcuno è, ovviamente, il tuo capo. Emma Sue Prince, autrice di The Advantage, una guida dedicata al posto di lavoro, avverte: "Occorre dimostrare di essere reattivi, produttivi ed efficienti tanto quanto lo si sarebbe in ufficio". Chiaro?

Emma consiglia di iniziare la settimana lavorativa compilando un elenco delle attività prioritarie e dei tempi necessari per portare a termine ognuna di esse. E spiega: "Per garantire la propria affidabilità è bene tenere traccia dei progressi fatti rispetto agli obiettivi settimanali o, ancora meglio, giornalieri, suddividendo il tempo a disposizione per concentrarsi su attività specifiche".

Hai mai sentito parlare di Toggl(3)? Tobias van Schneider, un designer freelance di New York che lavora da remoto, consiglia(2) di usare questa applicazione per il monitoraggio del tempo, che oltre a registrare il tempo, invia anche promemoria mirati ogni pochi minuti per aiutarti a restare sempre sul pezzo. "Monitorando il tempo sai con maggiore certezza come stai trascorrendo la tua giornata e questo non è utile solo se stai lavorando a ore", conclude.

2. Confini chiari tra lavoro e vita privata

Secondo alcuni studi(4) il personale che lavora da remoto può lavorare fino a 75 ore alla settimana (molto di più quindi rispetto ai colleghi che lavorano dalla sede centrale). Ma attenzione, lavorare da remoto non vuole assolutamente dire lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Essere sempre operativi non porta al successo dell’azienda, come alcuni capi poco lungimiranti potrebbero pensare, ma all’esaurimento e all’insoddisfazione.

Chris Dyer, autore di The Power of Company Culture, approfondisce l’argomento spiegando che chi ama ciò che fa potrebbe essere spinto a lavorare senza interruzioni da casa. Prendersi delle pause è, invece, indispensabile non solo per evitare stress e frustrazione, ma anche per restare concentrati sul proprio compito e dare il massimo.

Chi lavora con successo da remoto comunica con chiarezza gli orari in cui è disponibile e non è disponibile e come può essere contattato, via Slack, Skype, e-mail o telefono, nonché, IMPORTANTISSIMO, la fine della sua giornata lavorativa.

3. Comunicazione consapevole

Susana Rowles, direttrice commerciale di Target Internet, azienda che si affida a un team che lavora totalmente da remoto, chiarisce che: "La comunicazione è fondamentale per i lavoratori da remoto ed è un aspetto che va coltivato giorno dopo giorno e che deve diventare parte integrante della cultura lavorativa. Il fatto di non poter guardare qualcuno in faccia non significa non essere in grado di costruire un rapporto".

Un’altra cosa che occorre evitare è credere che brevità sia sinonimo di chiarezza. In un articolo per Harvard Business Review(5), Erica Dhawan e Tomas Chamorro-Premuzic mettono in guardia da un atteggiamento sbagliato: "A volte, pensando di essere più efficienti, usiamo meno parole di quelle necessarie, costringendo il resto del team a perdere tempo cercando di interpretare un messaggio che il più delle volte finisce per essere male interpretato".

Tomas Chamorro-Premuzic aggiunge che non bisogna mai dare per scontato che gli altri capiscano simboli e abbreviazioni, ma piuttosto è necessario impegnarsi a comunicare nella maniera più chiara possibile a prescindere dal mezzo utilizzato.

Secondo i due studiosi, per assicurare un certo grado di chiarezza, è utile introdurre delle norme di comunicazione seguendo l’esempio di aziende come Merck, che ha creato degli acronimi per le comunicazioni digitali del tipo 4HR e NNTR per indicare rispettivamente che si attende una risposta entro 4 ore (Four Hour Response) e che non è necessario rispondere (No Need To Respond). Ciò contribuisce a rendere le conversazioni virtuali più prevedibili e certe.

Secondo Erica Dhawan, nulla vieta che le norme possano essere applicabili anche a livello individuale. Pensiamo al tempo di risposta desiderato, allo stile di scrittura e al tono. Ci sono persone che preferiscono messaggi brevi e rapidi, altre che prediligono risposte prolisse e dettagliate. C’è chi apprezza un tono spiritoso e informale e chi, al contrario, non lo sopporta.

Due persone con fumetti sopra le teste

Il consiglio degli esperti: la comunicazione deve essere il più chiara possibile a prescindere, dal mezzo utilizzato

 

4. Ottima preparazione tecnologica

Secondo Anna Johansson, se vuoi la possibilità di lavorare da remoto devi intenderti di tecnologia. Ecco cosa scrive su Entrepreneur(6): "Nessun imprenditore può permettersi di avere lavoratori da remoto che subissino continuamente il team IT con richieste di assistenza per problemi che dovrebbero essere in grado di risolvere autonomamente".

Con ogni probabilità sai già come usare, o almeno il tuo capo presume che tu sappia usare, il cloud e i servizi di videoconferenza e di messaggistica aziendale come Slack. Ottimo, ma non fare l’errore di dormire sugli allori. Tom Livingstone, direttore del marketing in Talentful, agenzia di reclutamento, dice che più che mostrare perfette capacità organizzative, è importante dimostrare di essere disposti a imparare e adattarsi.

Non dimenticare di aggiornarti costantemente sulle ultime tecnologie per il lavoro da remoto. Se sei convinto che una determinata tecnologia possa semplificare un processo, non esitare a dirlo al tuo capo. Devi registrare un breve video o tenere un live broadcast o una sessione di formazione per il tuo team? Segui il consiglio di Deepina Kapila, product manager di Visa(7), che suggerisce di usare YouTube Live(8), l’alternativa a Google Hangout per scalare un video a livello globale.

Deepina Kapila suggerisce, inoltre, di usare Chimp or Champ(9) per scoprire se i membri del tuo team remoto sono felici. In pratica si tratta di un rapido strumento che misura settimanalmente in maniera completamente anonima il livello di felicità dei dipendenti. Oltre a questo permette ai team di fornire il proprio feedback, un po’ come la vecchia scatola dei suggerimenti.

5. Contatto costante

Qual è una delle paure più grandi per un nuovo lavoratore da remoto? Sicuramente quella di essere dimenticato. Lo conferma uno studio recente(10) condotto su 1.100 dipendenti, secondo cui chi lavora da remoto ha spesso la sensazione di sentirsi ignorato ed escluso. Un esempio? Il mio capo non mi offrirà mai una promozione o una nuova opportunità, dopotutto non sa nemmeno che esisto.

Chi, invece, lavora da remoto con successo sa perfettamente che può fare qualcosa per sentirsi incluso e apprezzato. Secondo Tom Livingstone è fondamentale essere sicuri di sé e proattivi. Come? Inviando, ad esempio, un messaggio di tanto in tanto per informare dei progressi e delle idee prima che venga richiesto. Semplice ma efficace.

Ciò che conta è mostrare iniziativa ed entusiasmo per il proprio lavoro ogni volta in cui se ne ha l’occasione. Non temere quindi di far sapere al tuo capo che vorresti prendere il timone di un progetto, condividere nuove idee durante la tua prossima call di aggiornamento o segnalare di aver ricevuto feedback positivi da clienti.

In breve, trova il modo per renderti visibile agli occhi del tuo capo. Prendi in considerazione l’idea di usare un sistema di gestione dei progetti, come Basecamp(11), che permette di discutere più attivamente le idee e di mostrare ai colleghi i progetti ai quali stai lavorando. Vuoi qualcosa di ancora più diretto? Michael Ferguson, CEO di Rainmakers, suggerisce(12) di mettere da parte le e-mail e di prediligere le videochiamate. La collaborazione ne gioverà. Parole sue. Il contatto costante tra il team e il lavoratore da remoto promuove la collaborazione, migliorando in ultima analisi la produttività, l’efficienza e l’innovazione.

 


Daniel Mobbs è un giornalista esperto di business che vive nel Regno Unito

Fonti:

(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html

(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker

(3) https://toggl.com/

(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting

(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370

(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/

(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig

(9) http://chimporchamp.com/

(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(11) https://basecamp.com/

(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers