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Dalla temperatura del tuo cubicolo alle opere d’arte sui muri, potresti pensare che il tuo gusto nel design dell’ufficio sia unico come te. Tuttavia, alcuni fattori hanno più influenza di quanto tu possa immaginare. Qui Etan Smallman indaga su come motivi generazionali, culturali e di genere svolgano un ruolo cruciale
Quando si tratta di spazi per uffici, il paradiso di un dipendente può essere il purgatorio di un altro. L’open-space e il minimalismo potrebbero facilmente essere percepiti come asettici e senz’anima. Un luogo intimo e accogliente per te può sembrare disordinato e fonte di distrazione per il collega alla scrivania accanto.
La sfida consiste nel fatto che raramente un unico ambiente si adatta a tutti. Le nostre preferenze per l’ufficio, dall’illuminazione alle postazioni, passando per la disposizione delle scrivanie e la vicinanza alle finestre, possono essere influenzate da qualsiasi elemento, dall’età al genere, dal background culturale al tipo di personalità, fino allo stile di lavoro.
Sia che la tua priorità aziendale consista nello stimolare la creatività o nel massimizzare la produttività, l’ottimizzazione dell’ambiente può rivelarsi fondamentale. Dopotutto, questa va ben oltre la semplice estetica. Innumerevoli studi hanno stabilito un legame tra uffici ben progettati e coinvolgimento, prestazioni e capacità di innovazione dei dipendenti(1). Le aziende pionieristiche, ad esempio, hanno cinque volte più probabilità di disporre di ambienti di lavoro che danno la priorità a spazi di lavoro sia individuali sia di gruppo(2).
Regus Sarona a Tel Aviv offre uno spazio di co-working adatto al lavoro da soli
Il divario di genere
Il genere è uno dei fattori che influenzano le scelte di design per gli uffici, a cominciare da un elemento base: la temperatura. Uno studio del 2015 sulla rivista Nature(3) ha rilevato che le donne trovano ideale una temperatura media dell’ufficio di circa 3°C più calda rispetto agli uomini.
Questo perché le donne hanno un tasso metabolico significativamente più basso rispetto agli uomini. Gli uomini tendono a trovarsi a proprio agio a circa 22°C, mentre le donne spesso trovano questa temperatura un po’ fredda. Il problema è, come ha spiegato The Guardian(4), che il controllo del clima negli uffici si basa su uno standard di comfort stabilito per la prima volta negli anni Sessanta, a sua volta basato sul tasso metabolico di un uomo di 40 anni di età e 70 kg di peso.
Quando si tratta di altre preferenze determinate dal genere, la ricerca suggerisce anche che le donne si sentono più a loro agio in uno spazio per uffici chiuso e suddiviso in comparti, piuttosto che in un open-space. Secondo uno studio pubblicato sulla rivista Gender, Work and Organization, gli impiegati sono più consapevoli della loro visibilità e spesso lo trovano fastidioso, piuttosto che liberatorio.
L’autrice principale di questo studio, la Dottoressa Alison Hirst della Anglia Ruskin University nel Regno Unito, afferma: "Le donne in particolare si sentono in ansia all’idea di essere costantemente osservate e sentono di doversi vestirsi in un certo modo".(5)
Più in generale, uno studio statunitense(6) mostra che i "segni di identità ambientale" possono avere un impatto sulla partecipazione di genere negli ambienti di lavoro.
"Entrare in una scuola adornata con simboli cristiani può rendere diffidente uno studente non religioso," spiega uno degli autori dello studio, Sapna Cheryan. "Guidare in una città con negozi di biciclette e portasci assicurati sopra ogni automobile può rendere la città poco attraente per coloro che non si considerano amanti delle attività all’aria aperta. Entrare in un negozio con musica dance ad alto volume può suggerire agli acquirenti più anziani di essere fuori luogo".
Poi aggiunge: "Si noti che questi ambienti fisici, per quanto escludano alcuni, possono essere accoglienti per altri, ovvero per coloro ai quali i segnali di identità ambientale indicano inclusione. Ambienti incompatibili con una delle identità sociali più importanti, come ad esempio il genere o l’etnia".
In un ufficio è possibile trovare diversi indizi di identità ambientale: ad esempio, potresti scoprire che le sale conferenze sono tutte dedicate a uomini importanti, o che le opere d’arte alle pareti non raffigurano nessuna donna.(7)
Regus Gati a Gerusalemme predilige un arredamento di genere neutro
Il divario generazionale
Che cosa dire dell’età? Ha forse qualche influenza sulle preferenze in ufficio? Vi sono prove di una divisione generazionale, con alcune indagini che dimostrano che i lavoratori più giovani sono più sensibili a un pessimo layout dell’ufficio, o forse semplicemente meno disposti a sopportarlo.
Secondo uno studio condotto lo scorso anno da Ipsos, il 76% dei lavoratori tra i 18 e i 34 anni ha affermato che il design degli uffici ne ha influenzato l’umore all’interno dell’azienda, rispetto a solo il 39% di quelli di età superiore ai 55 anni(8). Inoltre, più di un quinto dei giovani tra i 18 e i 24 anni ha lasciato un lavoro a causa della cattiva progettazione dell’ufficio, secondo quanto rivela un sondaggio(9).
Anche i lavoratori più anziani hanno preferenze che non dovrebbero essere ignorate. Si stima che i baby boomer (quelli nati tra gli inizi degli anni Quaranta e la metà degli anni Sessanta) costituiscano ancora circa un quarto della forza lavoro e restino in attività più a lungo che mai, portando a un divario di età crescente nei nostri uffici.
Mentre i loro colleghi più giovani considerano la "qualità delle sale riunioni" il fattore meno importante di un grande ufficio, i baby boomer hanno una visione quasi opposta(10). Uno studio condotto da Davenport(11) mostra una preferenza tra i boomer per gli uffici chiusi, in particolare quando intraprendono lavori solitari che comportano attività di concentrazione, mentre una ricerca condotta da Springwise(12) mostra che beneficiano di alternative al lavoro basato sullo schermo per creare, elaborare e memorizzare informazioni.
Secondo un rapporto dei designer industriali Knoll, "Queste mutevoli priorità comporteranno un cambiamento fondamentale nella progettazione degli uffici, che andrà ben oltre il semplice supporto delle funzioni e dei processi di lavoro. Lo spazio di lavoro futuro dovrà fornire un’esperienza di lavoro coerente, coinvolgente, che supporti un’ampia scelta di stili professionali e un flusso di lavoro senza interruzioni, indipendentemente dalla sede".
Il divario culturale
Anche l’atteggiamento nei confronti del layout e della densità nell’ambiente di lavoro varia notevolmente da un Paese all’altro. Ad esempio, i dipendenti delle città cinesi sono abituati a lavorare in circa un terzo dello spazio rispetto alle loro controparti europee e americane(13).
Secondo l’Harvard Business Review(14), "in Cina non si dà alla privacy individuale lo stesso peso che ha per gli occidentali. I lavoratori cinesi sono più preoccupati per il controllo delle informazioni: mantenere i dati personali privati e sfuggire alla sensazione di essere osservati. Gli uffici che consentono ai lavoratori di tenere le spalle rivolte verso la parete sono considerati immobili di pregio".
I tipi di uffici arredati richiesti possono variare anche tra culture. Ad esempio, in Francia, rispetto all’America, si dedica più tempo alle riunioni. "[Ho scoperto che] le riunioni in Francia tendono a essere molto più lunghe, con un dibattito molto più concettuale", afferma la francese Emma Seppälä, che insegna a Yale e alla Stanford University. Parlando con Business Insider(15), Emma ha dichiarato: "In America, alle riunioni non si fa altro che ripetere, dovete fare questo e quest’altro…" Al contrario, ha scoperto che "i francesi hanno la ferma convinzione che, prima di giungere a una conclusione, si debba discutere molto di teoria, di nozioni, di filosofia in correlazione con essa". Un ufficio senza un’adeguata area riunioni, quindi, non è ritenuto adatto.
Regus Torre Aragonia a Saragozza, in Spagna, offre spazi semi-privati per lavori di gruppo e riunioni
Soluzioni tampone
È facile rimanere impantanati nell’analizzare singole sottosezioni della propria forza lavoro. Neil Usher, autore di The Elemental Workplace, consiglia: "La progettazione ideale di un ambiente di lavoro comporta un equilibrio: raramente è applicabile una soluzione univoca", afferma. "Una progettazione basata sulla demografia o sulla personalità è intrinsecamente restrittiva. I nostri ambienti di lavoro devono riflettere diversità e inclusione, per cui hanno bisogno di incarnare la possibilità di scelta e il permesso necessario per esercitarla. Il consiglio principale è quello di evitare gli allegri allestimenti fittizi che si trovano su Internet e adottare una mentalità molto più critica.
"Ciò è possibile in qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi settore e con qualsiasi budget. Le aziende che non lo fanno subiranno un impatto in termini di capacità individuale e collettiva di lavorare in modo efficace, con dipendenti che si chiederanno se restare o meno.
"Joanna Yarker, professore associato di psicologia del lavoro e delle aziende alla Kingston University di Londra, afferma che, mentre molte aziende si stanno spostando verso l’hot-desking, la maggior parte dei lavoratori apprezza la "personalizzazione", indipendentemente dal tipo di personalità o estrazione demografica.
"Quello che abbiamo scoperto è che le persone amano personalizzare il proprio spazio e questo può essere un tampone per alcuni degli stress che sperimentano nell’ambiente di lavoro", afferma. "Se non è possibile tenere niente sulla scrivania, allora si potranno utilizzare diversi screensaver personali sul computer. Questo approccio permette di mantenere un legame con ciò che si ama".
Riconciliare le differenze
Spesso, ciò che è veramente necessario è semplicemente una maggiore riflessione. "Ad esempio, chiedere a qualcuno che ha la sindrome di Asperger di lavorare in un ambiente frenetico può essere piuttosto impegnativo", afferma Yarker. "Quindi, disporre di uno spazio di lavoro tranquillo è davvero importante. Per chi ha la sindrome dell’intestino irritabile è molto importante pensare a dove si trova la propria scrivania rispetto ai servizi igienici".
La risposta alle molteplici esigenze, spiega, non richiede più spazio, ma piuttosto di rendere lo spazio a disposizione più flessibile. "Preparare i ruoli manageriali a muoversi e utilizzare spazi diversi anziché rimanere bloccati alla propria scrivania dalle 8:00 alle 19:00 aiuta a dare il coraggio ai dipendenti di utilizzare lo spazio nel modo in cui lo desiderano", aggiunge.
Anche il coinvolgimento del personale è cruciale, spiega Sir Cary Cooper, professore di psicologia organizzativa e salute presso la Manchester Business School. "Lasciate che il personale si senta coinvolto, piuttosto che imporre delle mansioni", afferma. "Quest’ultima scelta non funzionerà. Inoltre, il personale potrebbe proporre delle idee a cui non avreste mai nemmeno pensato. Raccogliendo i dati, potrete riconciliare le differenze in ciò che le persone vogliono e potreste essere in grado di progettare l’ambiente per diversi gruppi di persone in diverse parti dell’azienda".
Etan Smallman è un giornalista britannico
Fonti:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.it/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
