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Ci crederesti se ti dicessimo che il multitasking può essere un nemico duro a morire per l’efficienza? Secondo Matthew Jenkin esistono alcuni metodi alternativi che, concentrando l’attenzione su un’attività alla volta, rendono la forza lavoro più felice e più produttiva. Vuoi sapere quali sono?
Carl Reader, imprenditore britannico, era convinto di gestire il suo studio di commercialisti D&T come una macchina ben oliata. Scoprire che il tempo richiesto per svolgere la stessa identica attività variava enormemente di volta in volta fu un vero e proprio shock per lui. Era possibile che qualche membro del suo personale fosse diventato tre volte più lento? Forse, ma questa ipotesi non lo convinceva, così decise di approfondire la questione.
Scoprì che i dipendenti più multitasking erano quelli che ci mettevano più tempo a portare a termine un lavoro. Perché? Facile, perché cercavano di completare un grosso progetto districandosi al tempo stesso tra e-mail, richieste di social media e telefonate.
Secondo Reader, soffrivano dell’effetto "discesa e salita"(1). "Quando mettevano da parte un lavoro per completare un altro compito meno importante, avevano bisogno di quasi mezz’ora per ritornare al punto in cui erano rimasti prima di essere distratti anche per solo un paio di minuti. Ecco qua la perdita di tempo".
È convinzione comune che il multitasking sia una vera e propria necessità nel mondo moderno. La capacità di fare più cose nello stesso momento, anche cose apparentemente semplici come rispondere a un’e-mail e parlare al telefono, è data per scontata. Ma siamo così sicuri che multitasking faccia rima con maggiore produttività o è solo un’altra leggenda metropolitana?
L’American Psychological Association(2) ha dimostrato con una sua ricerca che la nostra idea di multitasking è inefficace e inefficiente. Il termine multitasking è, quindi, totalmente fuorviante. Nel suo libro The Myth of Multasking, Dave Crenshaw spiega che quando le persone parlano di multitasking in realtà stanno parlando di switch tasking. Ovvero, un passaggio repentino da un’attività a un’altra che non è né efficiente né efficace.
Ma non è finita qui: oltre a far sprecare un sacco di tempo, influisce anche negativamente sulle capacità mentali. I multitasker hanno un rendimento inferiore e curve dell’attenzione più basse, questo è quello che ha scoperto uno studio di Stanford(3). Gli esperimenti hanno infatti dimostrato(4) che quando l’attenzione passa da un’attività a un’altra, una parte del cervello continua a restare concentrata sull’attività precedente. Dunque, ogni volta che si riporta l’attenzione sull’attività precedente, occorre ricordare cosa si stava facendo e gestire al tempo stesso la lieve distrazione legata all’altra attività. Il carico cognitivo diventa quindi sempre più pesante.
Secondo altri studi(5), il multitasking richiede ben il 40% in più di tempo rispetto al concentrarsi su un solo compito alla volta. Un esempio pratico? Gloria Mark dell’Università della California ha scoperto che per tornare a un compito da cui si è stati distratti servono nientepopodimeno che 25 minuti(6).
La domanda a questo punto sorge spontanea: se il multitasking è sbagliato, esiste un approccio più efficace?
1. Monitoraggio e pianificazione
Ti sei mai soffermato a pensare a ciò che normalmente fai durante una giornata di lavoro normale? Secondo Carl Reader, tutti dovremmo farlo, e con molta attenzione. "Dedicare del tempo ad analizzare le attività che stavo svolgendo mi ha permesso di rendermi conto che non ero per nulla concentrato su ciò che era veramente importante", spiega.
Reader, forte di questa nuova consapevolezza, ha iniziato a programmare le sue giornate in modo da sfruttare al meglio il tempo a disposizione. Come? Dando forma alle sue giornate ed evitando in tutti i modi che fossero le sue giornate a dare forma a lui. "La sera ho preso l’abitudine di stabilire le tempistiche entro cui devo portare a termine un’attività specifica il giorno dopo, non dimenticando mai di lasciare del tempo a disposizione per le altre questioni. Non avete idea dei risultati che sono riuscito a ottenere da quando ho iniziato a farlo".
Dì basta al multitasking e riprenditi il tuo tempo prezioso ogni giorno
2. Opportunista è bello
Shani Harmon e Renee Cullinan, in un articolo per la rivista Forbes(7), consigliano di smettere di cercare di fare tutto in una sola volta e di trasformarsi in "opportunisti delle attività", ovvero persone che sanno abbinare un’attività all’intervallo temporale appropriato. Come fare?
Innanzitutto, suggeriscono di suddividere le cose da fare in tre "secchi" (piccolo, medio e grande) sulla base del tempo richiesto per completarle. In questo modo è possibile ottimizzare la propria giornata e raggiungere il picco di produttività. Ma approfondiamo il discorso sui secchi.
Il secchio piccolo è pieno di compiti che non richiedono più di 15 minuti, come rispondere alle e-mail, e può essere svuotato rapidamente in brevi intervalli.
Nel secchio medio sono inserite le attività che pur richiedendo una certa dose di attenzione e concentrazione sono comunque abbastanza rapide e possono essere completate quando viene improvvisamente annullata una riunione o un volo.
Per svuotare il secchio grande, che ovviamente contiene tutte quelle incombenze che richiedono molta concentrazione, come ad esempio scrivere un documento o analizzare dei dati, è necessario riservare una buona fetta di tempo.
Secondo Harmon e Cullinan, gestire attività piccole e medie in rapidi intervalli di tempo permette di concentrarsi maggiormente sui compiti più grandi, che spesso sono anche i più importanti. Provare per credere.
3. Una giornata spezzettata
Marianne Page, esperta di produttività, sostiene che per essere realmente produttivi occorre spezzettare le giornate in porzioni più piccole. Esempio? 90 minuti con una breve pausa tra ogni porzione. Dopodiché, bisogna assegnare un’attività, una parte di un progetto o un’area di business a ogni porzione temporale facendo attenzione a rispettare questa suddivisione.
Page spiega: "Pianificando la tua giornata in anticipo, sai già inconsciamente cosa farai e che avrai un determinato limite di tempo per ogni "sezione", in pratica ti inizi a preparare. Ricordati sempre di rispettare le pause, momenti fondamentali per ricaricare le energie e spostare l’attenzione sull’attività o sull’area di business successiva".
4. La tecnica del pomodoro
Questa tecnica di gestione del tempo, sviluppata da Francesco Cirillo alla fine degli anni Ottanta, prevede che ogni attività sia suddivisa in piccoli pezzetti, solitamente di 25 minuti ciascuno. Spesso Cirillo, durante gli anni universitari, non riusciva a sfruttare appieno le ore dedicate allo studio. Frustrato, un giorno afferrò il timer da cucina a forma di pomodoro (capito da dove deriva il nome della tecnica?!), lo impostò per alcuni minuti e si mise a studiare intensamente finché il timer non suonò. A quel punto si concesse una piccola pausa.
Incredibilmente, questa tecnica casalinga funzionò. Cirillo riuscì infatti a concentrarsi di più su ciò che stava facendo e ad ottenere molto di più. A questo metodo semplice ma efficace si sono ispirate tantissime app, tra cui Marinara Timer(8) e PomoDone(9), che offrono timer facili da usare per aiutare a padroneggiare la tecnica. Provale.
5. Scava più a fondo
Forse non sai che lo sviluppo della forza di volontà è strettamente correlato all’aumento della produttività. Cal Newport, professore e autore del bestseller di Wall Street, Deep Work, è un grande sostenitore della capacità di riservare la massima attenzione a una sola e unica attività.
Per lui la capacità di svolgere attività professionali in uno stato di totale concentrazione tale da spingere le capacità cognitive al limite è "il superpotere del XXI secolo". Questi sforzi mentali danno vita a un nuovo valore, migliorano le competenze e sono difficili da replicare. Parole sue.
Secondo Newport, il deep work si basa su quattro principi: 1. crearsi uno spazio isolato e un intervallo temporale in cui lavorare liberi da qualsiasi distrazione; 2. scollegarsi da tutti i social media; 3. resistere alla tentazione di passare a un’altra attività quando si inizia ad annoiarsi e a raschiare il fondo del barile; 4. ridurre la quantità di tempo dedicata ad attività minori che però fanno sprecare tanto tempo.
Il bello di questa tecnica? Il fatto che non è un approccio da tutto bianco o tutto nero. Per ottenere degli ottimi risultati basta estraniarsi completamente dalle distrazioni, ma solo quando si è immersi nel deep work.
6. Tira fuori il cacciatore che c’è in te
Un altro metodo che promette miracoli è quello del Cacciatore, coniato da Aytekin Tank, fondatore di JotForm, azienda che produce software per la creazione di moduli online. Ispirandosi al famoso consiglio di Mark Twain "eat the frog", traducibile in italiano con "ingoia il rospo", ovvero "inizia la giornata facendo quello che ti piace di meno", Tank suggerisce di concentrarsi su una sola attività al giorno, il cui completamento deve però diventare l’obiettivo principale.
In un articolo per Quartz(10), Lila MacLellan scrive: "Non bisogna fare altro che scegliere un compito che dovrà essere portato a termine entro la fine della giornata, costi quel che costi, anche se non dovesse occupare la giornata intera. Temi di non farcela? Scrivilo su un Post-it, attaccalo allo schermo del tuo computer e trasformalo nella tua stella polare. Se inizi a perdere la rotta pensando ai messaggi a cui devi rispondere, alle lavatrici che devi fare o a qualsiasi altra cosa assurda a cui le persone pensano quando dovrebbero lavorare, guarda bene il Post-it e ritrova la tua strada".
Oltre che al saggio consiglio di Mark Twain, la tecnica di Tank si ispira anche alle tattiche di sopravvivenza degli uomini primitivi. L’imprenditore spiega molto efficacemente(11): "Se il cacciatore riusciva a uccidere una preda al giorno, la sua famiglia poteva mangiare. Se non ci riusciva, la sua famiglia restava a bocca asciutta. Non aveva tempo per controllare e-mail, partecipare a lunghissimi meeting o inviare e-mail di follow-up. E, ovviamente, non aveva tempo per scrivere degli elenchi di cose da fare". Chiaro, no?!
Matthew Jenkin è un giornalista attivo negli Stati Uniti ed ex editore di Guardian Careers, la community online del quotidiano The Guardian dedicata a chi cerca lavoro e a chi vuole cambiarlo
Fonti:
(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up
(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399
(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx
(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0
(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361
(8) https://www.marinaratimer.com/
(9) https://pomodoneapp.com/
(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/
(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/
