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Riunioni più produttive? Ecco come

Sei uno dei tanti a cui non piacciono le riunioni? Incontri in piedi o liste dei partecipanti curate nei minimi dettagli… questi sono solo due dei consigli di esperti del settore che Loulla-Mae Eleftheriou-Smith ha raccolto per ridurre al minimo la durata delle riunioni ottenendo i massimi risultati

 

Ti è mai successo che una riunione, programmata o improvvisata, diventasse un vero e proprio campo minato? Probabilmente sì. Come ti sarà senz’altro successo di essere catapultato nel bel mezzo di una discussione del team, convocato a un aggiornamento aziendale o letteralmente intrappolato in un "brevissimo" ragguaglio di 45 minuti. La sensazione che la giornata lavorativa sia stata sprecata in una marea di chiacchiere è comune a molti lavoratori.

La ricerca condotta da eShare(1) chiarisce il perché. Un lavoratore medio partecipa a 4,4 riunioni alla settimana, più della metà delle quali è considerata inutile. Se, però, le riunioni sono fatte bene, tutti ne traggono vantaggio. Prova a rendere più produttive le tue riunioni seguendo i consigli di una serie di esperti del settore.

Niente riunioni il mercoledì

Un recente studio europeo condotto dalla catena alberghiera Crowne Plaza Hotel and Resorts(2) ha evidenziato che le riunioni inutili oltre a essere una clamorosa perdita di tempo, sono anche un potente sonnifero. Il 34% dei partecipanti allo studio, infatti, ha confidato di essersi distratto nel corso di riunioni eccessivamente lunghe. Ma non è finita qui, il 23% ha ammesso di essersi addirittura addormentato.

Secondo Abigail Ireland, una consulente esperta di prestazioni e produttività, istituire una giornata senza riunioni aiuta a rivalutare il tempo. Abigail spiega: "Una riduzione del 20% del tempo a disposizione per le riunioni spinge le persone a sfruttare al massimo le riunioni a cui decidono di partecipare".

Ma qual è la giornata più adatta per vietare le riunioni? Il mercoledì, il momento giusto della settimana in cui fermarsi a riflettere e pianificare. Abigail consiglia di usare questo giorno senza riunioni per mettere in pratica ciò che è stato discusso il lunedì e il martedì e per pianificare il lavoro da fare il giovedì e il venerdì. "È un’ottima occasione per decidere se vale veramente la pena partecipare alle prossime riunioni".

Tutti in piedi

Secondo la Washington University di St Louis, negli Stati Uniti(3), le riunioni in piedi offrono due grandi vantaggi. 1. Riducono il tempo trascorso in una sala conferenze perché le persone sono meno portate a rilassarsi. 2. Aumentano l’entusiasmo dei dipendenti nei confronti dei processi creativi di gruppo e li spingono a condividere maggiormente le loro informazioni, riducendo la dannosa tendenza alla territorialità.

Una testimonianza pratica? Tino Triste, strategic search director di Tecmark, agenzia SEO, sostiene che l’introduzione delle riunioni in piedi ha permesso di ridurre notevolmente la durata dei meeting. Spiega: "Prima, riunioni che non dovevano durare più di 30 minuti si protraevano fino a oltre 90 minuti. Oggi, per fortuna, oltre a dimezzare il tempo siamo anche riusciti a renderle più concise ed efficaci. Il team, stando in piedi, è incoraggiato ad arrivare al punto più velocemente e a esporlo con maggiore sicurezza". Vale la pena di provare.

Persone in riunione, viste dall'alto

Stai alla larga dal vortice delle riunioni improduttive

 

Non farti cogliere impreparato

Sorprendentemente, secondo Attentiv(4), piattaforma di collaborazione per team, il 63% di tutte le riunioni condotte negli Stati Uniti non prevede la presenza di un ordine del giorno pre-programmato. Questo significa che la maggior parte dei partecipanti non ha alcuna idea di ciò su cui verterà la discussione.

La Dottoressa Clare Collins, professoressa associata di sviluppo e comportamento della leadership presso la Henley Business School, è assolutamente convinta che tutti i partecipanti a un incontro debbano essere adeguatamente preparati ad affrontarlo. Come? Semplice, leggendo anticipatamente le informazioni rilevanti, i punti dell’ordine del giorno e gli obiettivi della riunione.

Attenzione a non dimenticare di inserire un gruppo ben ponderato di risultati desiderati. I partecipanti devono presentarsi alla riunione con il materiale e i dati necessari, che dovrebbero essere stati forniti precedentemente. La Dottoressa Collins chiarisce il punto aggiungendo: "Una presentazione concisa dei fatti e un processo decisionale razionale sono infinitamente più efficaci di interminabili discussioni".

Pochi ma buoni

Hai mai pensato a ridurre il numero di partecipanti? Il numero perfetto di partecipanti a una riunione è compreso tra 5 e 8. Lo dice l’autorevolissima Harvard Business Review(5). La presenza di un numero maggiore di partecipanti può causare svariati problemi. In primis, l’impossibilità di prendere decisioni difficili e di ascoltare l’opinione di tutti.

Louise Lee, accredited private secretary dell’agenzia di consulenza amministrativa Saunders and Lee, spiega che devono essere invitate solo le persone strettamente necessarie. Come fare? I punti dell’ordine del giorno indicano chiaramente quali persone devono essere invitate. Non si può sbagliare.

E se un punto all’ordine del giorno coinvolge un reparto o un team intero? Niente paura! Basta che il reparto o il team scelga una persona che li rappresenterà durante la riunione. Semplice ed efficace.

Disposizione studiata

Negli anni Sessanta Robert Sommer, psicologo ambientale, condusse un’interessante ricerca sulla disposizione dei banchi nelle aule scolastiche e su come gli studenti si rapportano ad essi. Ebbene, quella ricerca è stata applicata al comportamento nelle sale riunioni(6). Usala a tuo vantaggio.

Secondo Richard Harris, coach personale e aziendale, potrebbe essere utile disporre i posti a sedere sulla base del risultato che si vuole ottenere. Ad esempio, se si desidera che un team raggiunga un accordo, la soluzione più consona potrebbe essere quella di fare sedere i membri sullo stesso lato di un tavolo.

Se, invece, si vuole che sia presente un leader, basta metterlo a capotavola. Al contrario, se si vuole che l’atmosfera nella stanza sia più egualitaria, basta scegliere un tavolo rotondo. Facile, no? E ancora, desideri vivacizzare la discussione? Fai sedere i team ai lati opposti del tavolo: creerai immediatamente quella leggera sensazione di competizione tipica di una partita a scacchi. Hai presente?

22 minuti, non uno di più

Stuart Hearn, CEO di Clear Review, azienda di software per la gestione delle performance, evidenzia che generalmente una riunione dura o 30 minuti o un’ora. Hai mai sentito parlare della Legge di Parkinson secondo cui il tempo richiesto per portare a termine un’attività si espande inevitabilmente fino a occupare tutto il tempo disponibile? Le aziende la conoscono bene, essendone spesso vittime.

Per evitare di cadere nella trappola e garantire il successo degli incontri, Stuart Hearn ha deciso di ridurre la durata delle riunioni imponendo a dirigenti e dipendenti di rispettare il tempo stabilito.

Il numero perfetto per i meeting? 22 minuti. Nicole Steinbok, la creatrice del concetto di riunione di 22 minuti(7) elenca nove passaggi da seguire per rispettare i tempi e assicurare l’efficacia dell’incontro. Due esempi? Avere un ordine del giorno basato su obiettivi e bandire l’uso dei telefoni.

 


Loulla-Mae Eleftheriou-Smith è una giornalista britannica che scrive per The Independent, The Huffington Post e altre testate

Fonti:

(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA