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Produttività

5 strumenti indispensabili per gestire i team da remoto

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Vuoi accrescere la produttività, l’efficienza e, perché no, la felicità del tuo team da remoto? Esistono tantissime applicazioni gratuite o low-cost, da convertitori di valuta a generatori di idee, che possono aiutarti a farlo. Scopriamone alcune con l’esperto di tecnologia James Day

 

Riuscire a gestire un team che lavora da remoto può essere una vera e propria impresa. Fortunatamente, arriva in tuo soccorso una serie di piattaforme di gestione remota che ti aiutano a sfruttare tutto il potenziale dei membri del tuo team, ovunque si trovino. Eccone cinque.

1. Box

Cos’è? Box con la collaborazione dei documenti sicura e centralizzata è la versione pensata per il business di Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive. Sì, è vero, tutte queste piattaforme offrono lo storage crittografato sul cloud, ma Box vanta anche qualche furbissima funzione tutta sua.

Cosa fa? Grazie alla sua indipendenza da Google o Microsoft, può gestire qualsiasi tipo di file usato dal tuo team. In questo modo puoi lavorare in maniera collaborativa in tempo reale senza dover mai uscire dalla piattaforma, che, ironia della sorte, include l’integrazione di Google Docs e Office 365.

Esempi di cose che puoi fare? Tornare a versioni precedenti, trovare file eliminati con una semplice ricerca della parola chiave basata su metadati ed eseguire il logout ed eliminare i dati da remoto nel caso tu abbia perso o smarrito il tuo dispositivo mobile. Non sorprende, dunque, che marchi globali come Toyota, General Electric e LinkedIn abbiano scelto questa piattaforma per dormire sonni più tranquilli.

Svantaggi? Ogni account deve avere almeno 3 utenti. Se il piano selezionato è quello Starter non è possibile aggiungere più di 10 utenti. Hai scelto il piano più alto? Non puoi comunque caricare file di dimensioni superiori a 5 GB. 2 GB se hai il piano Starter e soli 250 MB se hai optato per un account gratuito.

Ne vale la pena?

Sì, se sei alla ricerca di una piattaforma di storage sul cloud sicura pensata per le aziende.

Logo di Box

2. Asana

Cos’è? Asana , progettata per tenere traccia del progresso dei progetti, ha un solo obiettivo: la gestione del lavoro. Mentre i sistemi di messaggistica aziendale fluidificano la comunicazione e i servizi come Box semplificano la collaborazione, Asana verifica che il tuo team abbia sotto controllo la situazione, a prescindere dal luogo in cui si trova e dal fuso orario.

Cosa fa? In sostanza l’applicazione aggiunge attività, team e scadenze assicurandosi che tutti sappiano chi sta facendo cosa e per quando. Semplice, no? Non temere, il tuo staff la prenderà subito in simpatia perché è colorata, semplice e divertente. L’amministratore delegato di Asana e co-fondatore di Facebook Dustin Moskovitz ha spiegato a TechCrunch: "Ci impegniamo ad aiutare i leader a capire dove e su cosa indirizzare la propria attenzione, affinché sia realmente utile".

Asana non si accontenta: sta infatti aggiungendo all’applicazione, valutata 1,5 miliardi di dollari, funzioni IA che permetteranno, sfruttando i comportamenti precedenti, di mostrare agli utenti ciò che è più importante in un determinato momento dando un ordine di priorità alle attività da svolgere. Chi la sta utilizzando? La National Gallery di Londra, il gigante inglese dei supermercati Tesco, Sony Music e, per la gestione delle espansioni nelle città, Uber.

Svantaggi? Piccolo confronto tra Asana e la sua più grande rivale Trello: se hai bisogno di più funzioni scegli i piani a pagamento della prima, se invece vuoi la massima semplicità scegli l’offerta gratuita della seconda.

Ne vale la pena? Sei una piccola azienda o un piccolo team all’interno di un’azienda più grande? Allora Asana è la soluzione perfetta per te perché ti consente di organizzare il tuo lavoro dall’inizio alla fine. 

Logo di Asana

3. ProdPad

Cos’è? ProdPad è convinta che affinché la strategia di gestione del prodotto sia efficace, serva molto di più di una bella roadmap. Non stupisce quindi che la piattaforma riempia la roadmap di contenuti stimolanti forniti da te, dal tuo team e persino dai tuoi clienti.

Cosa fa? Immaginati un pannello di controllo chiaro e conciso dove vengono visualizzate le attività correnti, a breve termine e a lungo termine. Bello, no? Ah, aggiungici la possibilità di inserire idee e intuizioni in movimento. Puoi dire basta a telefonate, e-mail e riunioni inutili perché tutti, persino le parti interessate, possono vedere che cosa hai in mente e come lo realizzerai.

Grazie a questa "gestione delle idee", come la chiama ProdPad, puoi permettere al tuo staff di votare, commentare e inviare le sue idee. Ma non è finita qua. Anche i tuoi clienti possono, e ti assicuriamo che non è una cosa da poco, fornirti il loro preziosissimo feedback. D’altra parte sono loro che acquistano i tuoi prodotti.

Svantaggi? Ti è mai capitato di sollevare un vespaio, provando quella spiacevole sensazione di sopraffazione e frustrazione? Ebbene, la meccanica alla base del feedback dei clienti di ProdPad può provocare una reazione simile. Attenzione!

Ne vale la pena? Questo strumento è usato da marchi del calibro di Bose, Siemens, HP e Telefonica per la gestione dei team e per la generazione delle idee. Dunque, sì, ne vale la pena. 

Logo di Prodpad

4. Figure it Out

Cos’è? Fai spesso confusione con i fusi orari? Figure it Out (FIO)  ti aiuterà a programmare con più facilità le tue riunioni e a lavorare in maniera collaborativa con una forza lavoro globale, ma anche a tenerti in contatto con la tua famiglia e a combattere contro il fastidioso jet lag.

Cosa fa? Non devi fare altro che inserire alcune località, compresa la tua. Questa estensione di Google Chrome gratuita, anche in versione Web, penserà a tutto il resto assegnando a ciascuna di esse un colore che varia a seconda dell’ora del giorno, e addirittura indicando i giorni di festa nazionali e il passaggio all’ora legale.

Siamo sicuri che tu non voglia affatto svegliare i tuoi clienti, o il tuo partner, alle 2 del mattino. Bene, grazie a una semplice scheda aggiunta al browser web da Figure It Out questo non capiterà mai, perché saprai sempre dove di trovi e che ore sono. 

Svantaggi? Come abbiamo detto sopra, Figure It Out funziona solo con un browser web, dunque sarai costretto ad aprire Chrome per vederla quando a volte basterebbe un’occhiata allo smartphone.

Ne vale la pena? Perché no? D’altra parte è una soluzione semplicissima che ti permette di non fare gaffe e di cogliere tutte le opportunità di parlare con i tuoi colleghi dall’altra parte del mondo quando siete tutti svegli.

Logo di Figure It Out

5. Chimp or Champ

Cos’è? Ti piacerebbe misurare la felicità settimanale del tuo staff per migliorarne i risultati? Con Chimp or Champ puoi farlo e in maniera del tutto anonima. Sappi che esiste una versione di prova gratuita che ti permette di provarlo senza impegno.

Cosa fa? La Mental Health Foundation ritiene che il motivo principale per cui i dipendenti britannici si ammalano è la scarsa salute mentale. Un motivo che costa ai datori di lavoro ben 2,4 miliardi di sterline all’anno. Il tuo team, però, lavora da remoto. Come fai a conoscere il suo stato di salute? Con Chimp or Champ ovviamente! In pratica, i dipendenti ricevono un’e-mail il giovedì e hanno a disposizione 24 ore per esprimere le loro sensazioni. Il giorno dopo il responsabile del team riceve un report che contiene tutte le azioni suggerite per migliorarne il morale. Chi l’ha creata dichiara un tasso di partecipazione del 90%. Un utente su tutti: il National Health Service del Regno Unito.

Svantaggi? Il venerdì, forse, non è il giorno più indicato per ricevere il report. Infatti, le notizie ricevute potrebbero rovinarti il weekend. Fatti due domande: riesci a non farti sopraffare dall’ansia e a rimandare tutto al lunedì successivo?

Ne vale la pena? Se vuoi ridurre il numero di congedi per malattia, accrescere la produttività e migliorare il morale, questa è l’app giusta per te.

Logo di Chimp or Champ


James Day è redattore della rivista Stuff, produttore esecutivo del The Gadget Show e tech-editor-at-large di Enki, rivista specializzata in progettazione e architettura

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