Vuoi trasformare la tua attività? Prova con la messaggistica aziendale

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Vuoi trasformare la tua attività? Prova con la messaggistica aziendale

Tempo di lettura:  6 Minuti

Fai parte di un team flessibile o remoto? Le piattaforme di messaggistica istantanea come Slack, Flock e Fuze possono cambiare radicalmente il modo in cui comunichi con clienti e colleghi. Non perderti nemmeno una parola del giornalista esperto di tecnologia James Day

 

La messaggistica aziendale in due parole? Hai presente WhatsApp? È perfettamente uguale, ma riservata alle comunicazioni aziendali interne. Con le app di messaggistica istantanea protetta acceleri l’interazione tra il personale e accresci la produttività senza essere sommerso da e-mail o intrappolato in riunioni secolari.

Stiamo per essere testimoni dell’esplosione di questo mercato in rapida crescita; il settore della messaggistica aziendale stima, infatti, che i suoi 5 milioni di utenti globali diventeranno un miliardo nel giro di 10 anni (1). Abbiamo di fronte un campo minato: una miriade di piattaforme tra cui scegliere e di tecnologie entusiasmanti, ognuna con un ruolo specifico, come intelligenza artificiale (IA), realtà aumentata (RA), Internet of Things (IoT) e realtà virtuale (RV). Ecco come uscirne vivi.

1. Forse è arrivato il momento di cambiare?

Comunicazione aperta ed efficiente. Un bersaglio comune non sempre centrato. La nostra passione per le e-mail è comprensibile, ma se pensi a quanti messaggi servono solo per organizzare una riunione ti rendi conto di quanto sia sbagliata. Se immagini per un solo istante di poter confrontarti in tempo reale con ogni tuo collaboratore sul progetto a cui state lavorando, potresti scoprire che quella riunione, tutto sommato, non serve affatto.

L’obiettivo della messaggistica aziendale protetta non è rimpiazzare le e-mail, ma evitare il traffico per arrivare prima a destinazione. Secondo un sondaggio del 2017 lanciato nel Regno Unito dall’app di messaggistica Flock, la messaggistica aziendale ha ridotto di fino al 70% il numero di riunioni ed e-mail necessarie. Mica male!

"L’ecosistema aziendale è cresciuto e le attività dell’ambiente di lavoro sono caratterizzate da un maggior livello di collaborazione", dice il fondatore miliardario di Flock, Bhavin Turakhia. "Ecco perché dobbiamo rispondere più rapidamente alle sfide dell’ambiente di lavoro. È ovvio che strumenti che permettono agli utenti di collaborare in tempo reale e senza interruzioni servano come il pane."

2. Di che cosa si tratta?

Con 27 minuti di produttività persi ogni giorno (l’equivalente di un intero giorno ogni mese) a causa di problemi IT, lentezza dei sistemi e kit obsoleti (2) non stupisce che qualsiasi strumento in grado di semplificare i processi quotidiani sia una vera manna dal cielo.

Ma un servizio di messaggistica istantanea di livello non offre solo un modo pratico per comunicare. Anzitutto, deve funzionare su tutte le piattaforme: computer desktop e portatile, smartphone e tablet. E, ovviamente, non devono mancare chiamate vocali e videoconferenze.

La condivisione di contenuti digitali deve essere immediata esattamente come il drag-and-drop di un documento che normalmente verrebbe allegato a un’e-mail. Sono utilissime l’integrazione con app esterne come Dropbox, Trello, MailChimp e altre, e lo storage su cloud protetto con diversi livelli di crittografia.

Infine, il servizio deve essere scalabile a seconda delle dimensioni dell’azienda e offrire prestazioni sempre eccellenti a prescindere dal numero di membri del team. La società di gestione globale Accenture, il produttore di elettronica Ricoh e il costruttore di coltellini dell’Esercito Svizzero Victorinox hanno scelto Flock, mentre il gigante dell’informatica IBM, la rete televisiva inglese ITV, Samsung, AirBnB ed eBay, tra le altre, hanno puntato sull’ancora più famosa Slack.

3. Chi sono i leader del gruppo?

Visto che alla fine tutto ciò che conta è essere veloci, non c’è da meravigliarsi se i servizi più richiesti hanno tutti nomi che sembrano parole d’ordine. Fuze, Flock e Slack sono servizi consolidati che coprono tutti i parametri di cui abbiamo parlato prima. Le tre app si rivolgono agli utenti finali e si installano praticamente all’istante.

Gli sviluppatori che vogliono integrare la messaggistica in tempo reale nei loro software possono orientarsi verso Twilio. Altri nomi sono Teamwire, usato da banche e forze di polizia in Germania, e BroadSoft, acquisto recente di Cisco Systems.

Chi lavora con informazioni sensibili, deve proteggere le comunicazioni con un firewall o, semplicemente, non si fida del cloud e preferisce usare un server locale, potrebbe preferire la libertà offerta dal software open-source. In questo caso, la scelta ricadrà su Rocket.Chat, Mattermost o Oneteam. Se nessuno di questi fa al caso tuo, scegli il migliore tra quelli che si stanno facendo spazio a forza di spintoni. Nella maggior parte dei casi, puoi scaricare e usare la versione di base gratuitamente, pagando solo per approfittare anche delle funzioni premium.

Nessuno mette in dubbio che la produttività spicca il volo con la messaggistica in tempo reale salvata sul cloud. Immagina di assumere qualcuno di nuovo e di aver bisogno di aggiornarlo rapidamente su un progetto. Secondo te per permettere al nuovo arrivato di partire con la marcia giusta è meglio programmare lunghissime riunioni e videoconferenze o inoltrare valanghe di corrispondenze e-mail, oppure offrirgli l’accesso immediato alla cronologia delle conversazioni e ai documenti condivisi del team?

4. I magnifici quattro

Microsoft, Google, Amazon e Apple di certo non stanno a guardare. Microsoft Teams fa parte di Office 365, ma può essere integrato con prodotti di altre aziende. Il gigante tecnologico aveva pensato di acquistare Slack per 8 milioni di dollari, ma è tornato sui suoi passi dopo che Bill Gates, stando alle voci, ha fatto pressioni affinché il denaro fosse piuttosto speso per sviluppare Skype for Business (vedi I social media stanno diventando seri?

Google Jibe, considerato un Rich Communications Service (RCS), ha tantissime cose in comune con le piattaforme di messaggistica aziendale, ma è riservato agli utenti Android. Mentre Amazon Anytime, che secondo le voci è in fase d’opera, sarà compatibile con computer desktop e dispositivi mobili e più orientato al consumatore.

Business Chat è la nuova funzione di iMessage che Apple lancerà quest’anno. Grazie a essa i clienti potranno contattare con più facilità le aziende e (perché no?) le banche. I vantaggi, soprattutto per chi è un veterano dell’ecosistema Apple, sono ovvi: la sincronizzazione tra tutti i dispositivi iOS, tra cui iPad, iPhone e Apple Watch e la possibilità di avviare conversazioni mediante link in Safari, Mappe, Spotlight e l’assistente vocale Siri.

La messaggistica aziendale può trasformare la tua attività. Come?

Una scena di Altspace che mostra una riunione tra avatar virtuali

 

5. I social media stanno diventando seri?

Secondo WhatsApp, l’app più amata dalle piccole aziende nei mercati emergenti, l’80% delle piccole aziende brasiliane e indiane usa il suo servizio. Alla luce di ciò, ha lanciato WhatsApp Business, fotocopia di Apple Business Chat, cosa che forse spiega il perché, per il momento, è disponibile solo per Android.

Quali sono le altre piattaforme per consumatori che si stanno orientando alle aziende? Facebook Workplace e Skype for Business. Workplace sfrutta alcuni aspetti positivi dei servizi di messaggistica aziendale e condivide con Facebook il look familiare e le funzionalità, pur essendo riservato solo ai colleghi di lavoro. Anche Skype for Business preferisce i colleghi agli amici. Si integra con Office 365, ma si vocifera che verrà inglobato da Microsoft Teams, nell’ottica della grande strategia del gigante tecnologico di mettere sotto pressione Slack, la piattaforma che per un pelo non ha acquistato.

L’uso di piattaforme famose rappresenta un enorme vantaggio: il personale familiarizza con lo strumento due volte più velocemente (una manna per la produttività). Durante la giornata lavorativa gli utenti non sono continuamente distratti da "mi piace", "tag" o altre notifiche, perché queste piattaforme sono ottimizzate per l’uso aziendale, e quindi separate dagli account di messaggistica personale.

6. IoT e IA

Immagina di chiedere ad Amazon Alexa di mandare un messaggio al team su Slack mediante il tuo Echo Dot: tutto questo è possibile grazie alla nascita dei dispositivi IoT smart home. L’IoT può essere usato anche per uno strumento davvero pazzesco: il sistema di presenza intelligente. Una rapida strisciata del badge alla scrivania e il gioco è fatto: tutti i tuoi colleghi sanno che sei arrivato al lavoro.

Apprendimento automatico + messaggistica = chatbot. I chatbot aziendali dotati di IA possono semplificare notevolmente le attività più banali, come trovare informazioni più rapidamente, organizzare riunioni, prendere o modificare appuntamenti e raccogliere dati interni sull’azienda. Una volta per configurare un chatbot aziendale serviva un programmatore, oggi, però, grazie a piattaforme come ChattyPeople è tutto più semplice.

7. RV e RA

Oggi come oggi quali sono le tecnologie più entusiasmanti nel settore dell’elettronica di consumo? La risposta è semplice: RV e RA. Queste tecnologie avranno un ruolo fondamentale nel futuro della comunicazione, ma anche della collaborazione nelle aziende. Grazie a esse trovare una sala riunioni fisica diventa superfluo perché tutti i partecipanti possono incontrarsi in un mondo digitale a prescindere da dove si trovano.

Windows Mixed Reality, il sistema RV economico di Microsoft in collaborazione con Altspace offre aree virtuali in cui puoi entrare in una stanza piena di avatar: i tuoi colleghi. Con la RA l’unica cosa che cambia è che i partecipanti sono rappresentati nella forma di ologrammi in un mondo reale contenente tutti i grafici, le presentazioni e le diapositive richieste. "Grazie a questi avanzamenti le aziende globali saranno più connesse, robuste e pronte a raggiungere i loro obiettivi", dice Bhavin Turakhia di Flock.

I servizi di messaggistica aziendale si preparano a vivere un futuro entusiasmante fatto di un universo di tecnologie emergenti che porteranno avanti il percorso intrapreso e ci accompagneranno in un’epoca di lavoro flessibile su misura per il XXI secolo. Hai deciso quale scegliere per il tuo ambiente di lavoro?

 


James Day è un giornalista esperto di tecnologia e vive e lavora nel Regno Unito

Fonti:

(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs

(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017